cập nhật mới nhất ngày 01 tháng 07 năm 2022: Sử dụng bản lĩnh mail merge trong Word để auto trộn thư mời là bí quyết làm hiệu quả nhất đối với cách truyền thống gõ câu chữ từng thư mời, dễ sai sót, chạm chán lỗi. Bài viết sẽ phía dẫn các bạn cách thực hiện mail merge trong Word tác dụng nhất với những phiên bản Word 2013/2016/2019.
Do những phiên bản 2013/2016/2019 tất cả giao diện khá tương đồng nhau, nên nội dung bài viết sử dụng phiên phiên bản mới độc nhất là Word 2019 để hướng dẫn, những phiên phiên bản 2013/2016 thực hiện tương tự. Vào bài thực hành này sử dụng 1 tệp tin Word cất nội dung thư mời với 1 tệp tin Excel để cất danh sách những người dân được mời (version 2019).
Bạn đang xem: Cách dùng mail merge trong word 2013
Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge vào Word
Mail Merge là 1 trong những tính năng bao gồm sẵn trong Microsoft từ hầu như phiên bạn dạng rất thọ từ version 2003 đến version 2019 bây giờ. Công dụng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn phiên bản để gởi thư mời được tinh giảm đi đáng kể, từ những việc nhập chúng ta tên thủ công của những người cần mời đến việc auto điền tên đông đảo ai được mời tạo nên tính năng này được không ít người rất thích.
Bạn chỉ việc 1 file Word đựng nội dung thư mời làm loại khung cùng 1 file đựng danh sách những người được mời (đơn cử file Excel), tài liệu trong list trong Excel sẽ được điền một cách tự động. Chúng ta đọc phần bên dưới để biết cách làm.
Các bước thực hiện trộn thư mời Mail Merge
Video hướng dẫn
Bước 1: các bạn mở file Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào thực đơn Mailings.
Bước 2: các bạn click lựa chọn vào biểu Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, chúng ta click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6 để bắt đầu quá trình trộn thư mời.
Bước 4: Tại câu hỏi How bởi you want to set up your letters?, chúng ta tích vào ô Use the current document. Rồi sau đó, các bạn bấm chuột vào Next: Select recipients.
Bước 5: vào mục Select recipients, các bạn tích vào Use an existing list. Còn trong mục Use an existing list, các bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời.
Bước 6: lựa chọn đúng file Excel cần áp dụng rồi click Open.
Bước 7: vỏ hộp thoại Select Table hiện tại ra, chúng ta chọn vào sheet chứa dữ liệu cần thực hiện (trong bài bác file Excel chỉ chứa 1 sheet) rồi click lựa chọn OK.
Bước 8: Trong bối cảnh Mail Merge Recipients, chúng ta lựa chọn đối tượng người sử dụng cần mời hoặc chọn hết rồi click OK.
Bước 9: bước này chúng ta cần đặt bé trỏ văn phiên bản vào vị trí bắt buộc chèn thông tin, rồi vào Insert Merge Field chọn đúng trường dữ liệu cần chèn vào.
Bước 10: sau khi chèn xong, chúng ta click vào Preview Results để thấy kết quả.
Bước 11: chúng ta click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem những phiếu mời.
Bước 12: bước cuối này, những bạn bấm vào vào Finish và Merge và lựa chọn 1 trong 3 tuỳ lựa chọn sau:
Edit Individual Documents: chỉnh sửa tài liệu cá nhân.Print Documents: In tài liệu.Sent e-mail Masages: gửi qua email.Lưu ý: Trong tệp tin Excel nên làm chứa nội dung nên trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ bao gồm chứa tiêu đề các trường không chứa mẫu trống phía trên để bài toán trộn thư diễn ra hiệu quả hơn.
Trộn thư (Mail Merge) là công dụng rất có lợi trong Microsoft Word, chức năng này giúp các bạn giảm thiểu xứng đáng kể thời gian chèn danh sách tin tức từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….
Mặc dù công dụng rất có ích nhưng vẫn tồn tại nhiều bạn không biết đến tài năng trộn thư này. Dưới đây là bài viết rất hữu ích Trung trọng tâm tin học MOS hỗ trợ giúp các bạn có thể dễ dàng sử dụng khả năng trộn thư trong Word.
Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word
Bước 1: Mở tệp tin Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên đề nghị Word, các bạn chọn
Tại Step 1: Letters
Tại Step 2: Use the current document
Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn cũng có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Tiếp đến nhấn Next: Write your letter.
Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, chúng ta chọn đến danh sách có sẵn cùng nhấn Open.
Bước 4: lựa chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Tiếp nối nhấn OK
Bước 5: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng phương pháp đánh lốt vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Trường hợp chèn vớ cả các bạn chọn ghi lại vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong chúng ta nhấn OK.
Bước 6: Chọn Next: Write your letter.
Bước 7: Trong bước tiếp theo, chúng ta đặt con trỏ con chuột vào vị trí phải chèn dữ liệu, kế tiếp nhấn vào More items. Lộ diện hộp thoại Insert Merge Field, chúng ta chọn trường tài liệu đúng với văn bản cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau lúc thực hiện thao tác làm việc chèn list word của bạn sẽ có hình trạng dưới. Chọn Next: Preview your letters.
Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để xong quá trình trộn thư.
Xem thêm: Những Câu Nói Về Sự Lừa Dối Trong Tình Yêu Và Cuộc Sống Nghe Mà Thấm Thía
Bước 9: Để xem toàn bộ các trang sau khoản thời gian trộn, các bạn chọn Edit individual letters và lựa chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document.
Lời kết
Thông tin liên hệ