*

Thao tác để in được file excel khá đơn giản, tuy nhiên để in được các bảng, file excel một cách đúng và đẹp thì sau khi hoàn thành bảng excel đó chúng ta cần biết những thao các cơ bản về định dạng trang in và cách in ấn.

Để việc in ấn nhanh chóng và không gây ra lỗi bài viết sau Kỹ năng kế toán sẽ cung cấp cách định dạng trang và in ấn file Excel. ke toan online


I. Hướng dẫn định dạng trang in trong excel

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các thuộc tính định dạng trang in trong excel và cách thực hiện:

1. Pate: Đặt trang in

– Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho ta chọn như sau:

Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy.Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.

Bạn đang xem: Định dạng trang in trong excel

– Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy.

Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy.

– Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in cho phù hợp.

– Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600 dpi.

Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy. Định dạng trang in hãy thực hiện như sau:

Vào Page Layout ở phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup. Nhấn vào biểu tượng như hình bên dưới: hợp đồng mua bán nhà đất

*

Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy chọn cho trang giấy in.

*

2. Margins: Thiết lập lề in

Top: Chọn khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in.Left: khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in.Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của bảng dữ liệu cần in.Bottom: khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in.Footer: khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang). Trong
Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, nếu không chọn Excel sẽ in sẽ liệu bên trái tờ giấy.Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, nếu không dữ liệu sẽ được in bên trái trang giấy.

Hướng dẫn căn lề trang in học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại này chọn thẻ Margins.

*

»»» Review Khóa Học Kế Toán Online Tốt Nhất

 3. Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía trên và phía dưới cho mỗi bảng tính:

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer.

*

Khung Header và Footer: Exel gợi ý cho bạn sử dụng các mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang.

4. Sheet

Print area: Chọn vùng in
Rows to repeat at top: Lặp lại dòng tiêu đề đầu cho các trang sau
Columns to repeat at left: Lặp lại tiêu đề cột phía bên trái cho các sau.Row and columns heading: In cả tiêu đề dòng và tiêu đề cột
Down then over: Đánh số trang theo chiều dọc
Over, then down: Đánh số trang theo chiều ngang

II. Hướng dẫn in ấn file Excel

Để in ấn file excel ta cần thực hiện những bước sau:

1. Xem trước khi in

– Cách 1: File/Print preview học thanh toán quốc tế ở đâu

– Cách 2: Bấm chuột vào biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ Standard

2. Cách in

– Cách 1: Kích chuột trái vào biểu tượng Print trên thanh công cụ

– Cách 2: File/Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl+ P) khoa hoc chuyen vien tuyen dung

– Hộp thoại Print xuất hiện

Name: Chọn tên máy cần in
All: In toàn bộ
Page(s): In từ trang ………… đến trang………..Number of copies: Nhập số bản cần được in.

Cuối cùng Kích chuột chọn PrintPrint Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn trong khi in. Chọn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu. Vậy là bạn đã hoàn thành việc định dạng trang và in ấn file Excel nhanh chóng và chính xác rồi.

Thông thường với các bạn làm việc với Excel, những lúc cần thiết bạn sẽ phải in các dữ liệu trong bảng. Thao tác in rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết Định dạng trang in như thế nào cho cân hay không bị mất dòng. Bài viết dưới đây, Tinhoc
MOS
sẽ hướng dẫn các bạn cách định dạng trang in trong Excel .


Định dạng trang in trong Excel

Để định dạng trang giấy, các bạn vào Page layout, mở cửa sổ của page Setup.

*

Ở mục Page, ta sẽ có các định dạng liên quan đến trang giấy

*

Orientation: xác định hướng trang giấy để in. Có hai loại: Portrait xoay trang giấy theo chiều dọc; Lanscape: Xoay trang giấy theo chiều ngang. Scaling: Người dùng có thể điều chỉnh tỷ lệ dữ liệu so với trang giấy.Tại Adjust to bạn có thể chọ kích cỡ in ra là 100% hoặc gấp đôi 200%, hoặc khi muốn in thật nhỏ 10-20%.Mục Fit to cho phép điều chỉnh số lượng của dữ liệu trong trang giấy dựa vào chiều dài hay chiều rộng của trang giấy.Mục Page Size là kích cỡ của trang giấy, thông thường Excel hay mặc định size là Letter, nhưng chúng ta luôn dùng khổ A4 để in ra. Vì vậy, hãy chọn size là A4.Print Quality: Chất lượng in.First Page Number: Số thứ tự trang đầu tiên được đánh số.

Thẻ Margin sẽ hỗ trợ người dùng trong việc căn lề.

*

Bạn chỉ cần nhập các thông số theo ý muốn vào các mục như top, right, left, bottom, header, footer,… Ngoài ra có hai tùy chọn khác là Horizontal: Canh giữa trang theo chiều ngang hoặc Vertical: Canh giữa trang theo chiều dọc.

Xem trước các trang của trang tính trước khi in

Để tránh các lỗi không cần thiết khi in, bạn hoàn toàn có thể xem trước và căn chỉnh bản in cho hợp lí.

Vào File, chọn Print, ta sẽ thấy hiển lên bản xem trước của trang tính cần in.

*

Trong mục Scaling, có thể chọn Fit All columns on one Page khi bạn muốn tất cả các dữ liệu của mình nằm trong một trang.Show Margins giúp bạn hiển thị lề trong bản xem trước.

Xem thêm: Căc anh to qua - cặc anh to quá anh ơi

Tóm lại về Định dạng trang in trong Excel

Trên đây là các bước định dạng trang tính trước khi in, hi vọng qua những bước này sẽ giúp các bạn tránh được những lỗi trong quá trình in ấn.

Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Excel nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS Excel online và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé!

Thông tin liên hệ 

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương