Trộn thư - Mail merge là một trong những phần không thể thiếu hụt khi áp dụng ứng dụng tin học văn phòng Word. Ứng dụng này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm buổi tối đa thời hạn khi làm những thư mời, phù hợp đồng lao rượu cồn hay list hưởng lương của cán bộ nhân viên,... Chỉ bởi một vài ba bước đơn giản. Mặc dù nhiên, không hề ít người vẫn không biết cách thực hiện ứng dụng này. Dó đó, lúc này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư (mail merge) trong Word.
Bạn đang xem: Hướng dẫn trộn thư trong word 2007
Hướng dẫn bí quyết trộn thư văn bản Mail Merge
1. Biện pháp trộn thư vào Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
- bước 1: Mở Word. Trên thanh giải pháp chọn Mailings → kế tiếp chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
- bước 2: lộ diện hộp thoại Mail Merge. Trong mục Select document type chọn Letters và lựa chọn Next: Starting document.
- cách 3: Trong hộp thoại Mail Merge, kích loài chuột chuột Use the current document và sau đó chọn Next: Select recipients.
- cách 4: lộ diện hộp thoại Select Data Source, chúng ta chọn đến danh sách (file excel) bao gồm sẵn đã có được lưu cùng nhấn Open.Ví dụ:
Sau đó bạn chọn Sheet hy vọng chứa thông tin.
Ví dụ tại chỗ này mình lựa chọn Sheet 1. Kế tiếp chọn OK
- bước 5: tiếp tục chọn Next your letter. Sau đó chọn More items
- bước 6: xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, sau đó chúng ta chọn những nội dung tương ứng. ở đầu cuối nhấn Insert → Close
- cách 7: Chèn lần lượt đến lúc hết những trường tài liệu có sẵn vào danh sách dữ liệu của bạn. Tiếp đến nhấn Next: Preview your letters
- cách 8: Cuối cùng nhấn loài chuột chọn Next: Complete the merge để ngừng quá trình trộn thư.
2. Giải pháp trộn thư vào Word bằng phương pháp sử dụng tệp tin Excel
Trộn thư bằng sử dụng File Excel - Hình 1
- cách 3: Chọn vào
File Excel có tài liệu bạn cần, sau đó nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng thực hiện File Excel - Hình 2
- bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu sau đó nhấn OK.
Các bước còn lại bạn thực hiện tương từ như trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo bắt đầu dánh sách chèn.
Trên đây, mình đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn.
Để cải thiện kiến thức tương tự như kỹ năng tin học văn phòng và công sở Unica chúng tôi còn mang tới cho bạn đọc nhữnghọc Excel onlinevà các khóa học về power nguồn Point... Mời độc giả cùng tham khảo.
Sử dụng tính năng Mail Merge của Microsoft Word, bạn dùng hoàn toàn có thể giảm tối đa thời gian khi cần xử lý các dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, thích hợp đồng… mặc dù nhiên, nhiều người dân vẫn không biết cách thực hiện Mail Merge nhằm trộn thư trong Word; quan trọng là chúng ta học sinh, sinh viên. Bài viết dưới đây đang hướng dẫn các bạn sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ hiểu nhất.Bạn vẫn xem: biện pháp trộn văn phiên bản trong word 2007
Trộn thư vào Word là gì?
Mail Merge hay còn gọi là trộn thư là một trong tương đối nhiều tính năng có ích của Microsoft Word; giúp auto điền những thông tin của từng tín đồ nhận vào từng lá thư.
Sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word giúp bạn cũng có thể soạn các thư và một lúc, huyết kiệm thời gian hơn; vậy vì buộc phải ngồi gõ thương hiệu từng tín đồ một. Tài năng trộn thư vào Word có ở bên trên tất những phiên phiên bản Word từ 2007 đến 2019.
Trộn thư trong Word là gì?
Các bước tiến hành trộn thư vào Word (Mail Merge)
Bước 1: chuẩn bị danh sách tài liệu cần dùng
Trước khi ban đầu thực hiện tại trộn thư vào Word; chúng ta cần chuẩn bị một danh sách tài liệu cần dùng để trộn thư. Bao gồm một để ý là hãy áp dụng một tệp tin Word cất nội dung mẫu và tạo một tệp tin Word không giống hoặc một tệp tin Excel chứa thông tin cần dùng.
Đặc biệt, lúc tạo ra file danh sách cần chú ý không được nhằm trống một chiếc nào phía trên hay bên dưới table. Còn nếu không các bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu lỗi, bị mất thông tin.
Chuẩn bị danh sách tài liệu cần dùng
Bước 2: Mở hào kiệt trộn thư Mail Merge
Các bạn mở tệp tin Word mẫu đã được tạo thành sẵn nhằm chèn thông tin. Tiếp đến tại văn bạn dạng Word bắt buộc trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở các bước thực hiện.
Mở bản lĩnh trộn thư Mail Merge
Bước 3: bước đầu trộn thư
Khi xuất hiện Mail Merge ở phía bên yêu cầu Word, tại Step 1 các các bạn sẽ thấy các tùy chọn như:
Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Các chúng ta nhấn chọn loại văn bản bạn có nhu cầu trộn. Trong nội dung bài viết này shop chúng tôi sẽ mang ví dụ thực hành thực tế làm chủng loại thư mời; yêu cầu tại bước này sẽ chọn Letter. Sau đó, trong Select document type, rồi chọn Next: Starting document.
Tại Step 2 sẽ hiện ra các tùy chọn như sau:
“Use the current document” là sử dụng mẫu thư đã mở.“Start from a template” là thực hiện mẫu thư trong Word.“Start from existing document” là sử dụng những mẫu thư đã gồm hoặc đã chế tạo lưu vào Word.Các các bạn chọn mục Use the current document, rồi dìm Next: Select recipients.
Tại Step 3, nếu chúng ta chưa có list sẵn thì hoàn toàn có thể chọn Type a new menu để tạo list mới; kế tiếp chọn Next: Write your letter.
Trộn thư trong word
Các giải pháp khác
Còn trường hợp các bạn đã sở hữu sẵn danh sách thì lựa chọn Use an existing list; rồi click vào Browse nhằm mở file Excel chứa danh sách cần dùng. Sau khoản thời gian chọn đúng tệp tin Excel cần áp dụng thì chúng ta click Open.
Lúc này vỏ hộp thoại Select Table hiện ra; các bạn chọn vào Sheet bao gồm chứa tài liệu cần cần sử dụng rồi nhận OK.
Trong hình ảnh Mail Merge Recipients vẫn mặc định là chọn tất cả. Vì chưng vậy, chúng ta hãy triển khai các làm việc điều chỉnh; sắp xếp và lọc ra những tài liệu mà bạn có nhu cầu lấy bằng cách tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện, rồi nhận OK để tiếp tục.
Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để đưa sang cách kế tiếp.
Tại bước này sẽ có các mục để chúng ta lựa lựa chọn viết thêm hay chỉnh sửa những tin tức trong thư trộn. Nếu bạn không cần chỉnh sửa thì rất có thể bỏ qua công đoạn này và nhấn Next để tiếp tục.
Để điền dữ liệu vào chủng loại giấy tờ; chúng ta đặt bé trỏ con chuột vào vị trí ước ao chèn thông tin, tiếp nối nhấn vào More items.
Khi vỏ hộp thoại Insert Merge Field hiện ra; chúng ta chọn trường thông tin đúng với câu chữ cạnh bé trỏ chuột, rồi nhận Insert để chèn.
Các bạn tiến hành chèn lần lượt đến lúc hết những trường tin tức vào mẫu mã Word tất cả sẵn. Sau thời điểm chèn hoàn thành hết các vị trí các bạn click Close để đóng lại.
Các bí quyết trộn thư
Với word 2007, 2010 và 2013
Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 và 2013; sau bước này các bạn nhấn lựa chọn Next: Preview your letters, rồi thường xuyên chọn Next: Complete the merge để hoàn tất quy trình trộn thư. Các bạn cũng có thể xem lại tất cả các thư đã trộn; khi chọn mục Edit individual letters. Để xem tất cả các phiếu vừa trộn các bạn chọn mục All rồi dấn OK.
Còn đối với các bạn sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khi chèn xong; các chúng ta có thể chọn Preview Results giúp xem trước kết quả. Tại đây các chúng ta có thể biết được các thông tin vừa chèn đã được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên để xem những phiếu khác.
Các cách thực hiện
Sau đó bấm chuột vào Finish và Merge và lựa chọn 1 trong 3 mục sau:
“Edit Individual Documents” để chỉnh sửa tài liệu cá nhân.“Print Documents” nhằm in tài liệu.“Send email Masages” để gửi qua email.Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì lựa chọn Edit Individual Documents. Tiếp đến trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Merge khổng lồ New Document; các bạn chọn mục All rồi nhấn OK.
Kết thúc quá trình trộn thư, các bạn có thể lưu file bằng phương pháp chọn tệp tin -> Save; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S, rồi đánh tên file và lựa chọn thư mục chứa file.
Kết thúc quy trình trộn thư
Lời kết
Trên phía trên là bài viết hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng Mail Merge trộn thư vào Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Giữa các phiên phiên bản Word có một số chi tiết biệt lập nhỏ; tuy vậy các làm việc trộn thư trong Word về cơ bạn dạng vẫn tương tự.
Các các bạn hãy đọc nội dung bài viết và thực hành theo các bước để trộn thư, trộn văn bạn dạng trong Word. Hy vọng nội dung bài viết này sẽ chia sẻ đến các bạn cách trộn thư vào Word cấp tốc nhất, dễ dàng nắm bắt nhất. Giúp chúng ta thuận tiện hơn trong các bước soạn thảo; rút ngắn thời gian làm việc và ko còn gặp khó khăn trong câu hỏi tạo những thư mời nhằm gửi. Chúc các bạn thực hiện nay thành công!
Trộn thư - Mail merge là một phần không thể thiếu thốn khi sử dụng ứng dụng tin học công sở Word. Ứng dụng này đã giúp chúng ta tiết kiệm tối đa thời hạn khi làm những thư mời, hòa hợp đồng lao hễ hay danh sách hưởng lương của cán cỗ nhân viên,... Chỉ bằng một vài bước đối kháng giản. Mặc dù nhiên, rất nhiều người vẫn không biết cách áp dụng ứng dụng này. Dó đó, từ bây giờ mình sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư (mail merge) trong Word.
Hướng dẫn giải pháp trộn thư văn bản Mail Merge
1. Biện pháp trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn
- bước 1: Mở Word. Bên trên thanh khí cụ chọn Mailings → tiếp đến chọn Start Mail Merge -> Start by Step Mail Merge Wizard.
Cách trộn thư vào word dễ dàng dàng. Hình 1
- cách 2: xuất hiện hộp thoại Mail Merge. Vào mục Select document type chọn Letters và lựa chọn Next: Starting document.
Cách trộn thư vào word dễ dàng dàng. Hình 2
- bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, kích chuột chuột Use the current document và sau đó chọn Next: Select recipients.
Cách trộn thư vào word dễ dàng. Hình 3
- bước 4: xuất hiện thêm hộp thoại Select Data Source, chúng ta chọn đến danh sách (file excel) bao gồm sẵn đã làm được lưu với nhấn Open.Ví dụ:
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 4
Sau đó chúng ta chọn Sheet ước ao chứa thông tin.
Ví dụ ở đây mình lựa chọn Sheet 1. Kế tiếp chọn OK
Cách trộn thư vào word dễ dàng dàng. Hình 5
- bước 5: tiếp tục chọn Next your letter. Tiếp nối chọn More items
Cách trộn thư vào word dễ dàng dàng. Hình 6
- bước 6: xuất hiện thêm hộp thoại Insert Merge Field, sau đó chúng ta chọn các nội dung tương ứng. Sau cuối nhấn Insert → Close
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 7
- bước 7: Chèn lần lượt đến khi hết các trường dữ liệu có sẵn trong danh sách dữ liệu của bạn. Kế tiếp nhấn Next: Preview your letters
Cách trộn thư trong word dễ dàng. Hình 8
- bước 8: Cuối cùng nhấn chuột chọn Next: Complete the merge để xong xuôi quá trình trộn thư.
Cách trộn thư vào word dễ dàng dàng. Hình 9
2. Giải pháp trộn thư vào Word bằng cách sử dụng tệp tin Excel
Trộn thư bằng thực hiện File Excel - Hình 1
- bước 3: Chọn vào
File Excel có dữ liệu bạn cần, tiếp đến nhấn chọn Open.
Trộn thư bằng áp dụng File Excel - Hình 2
- bước 4: Chọn Sheet chứa dữ liệu tiếp đến nhấn OK.
Các bước sót lại bạn triển khai tương từ như trộn thư vào Word bằng phương pháp tạo bắt đầu dánh sách chèn.
Xem thêm: Video Hướng Dẫn Cách Đưa My Computer Ra Màn Hình Win 10, Đưa My Computer Ra Ngoài Màn Hình Desktop Win 10
Để cải thiện kiến thức tương tự như kỹ năng tin học văn phòng công sở tmec.edu.vn cửa hàng chúng tôi còn mang tới cho chính mình đọc nhữnghọc Excel onlinevà những khóa học về power Point... Mời bạn đọc cùng tham khảo.