Bạn đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và bạn đang loay hoay không biết làm thế nào thay thế cho cách làm thủ công rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng nếu không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn phải làm bằng phương pháp thủ công thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bản trong ứng dụng microsoft word mà bạn hay sử dụng hàng ngày.Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel
Bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn cách thức trộn nội dung văn bản có tính chất cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình bày ở trên.
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010
Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.
Như vậy để thực hiện trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần tự theo từng bước sau:
1. Bước 1: Chuẩn bị file danh sách nhân sự và file nội dung thông báo
Như vậy để giải quyết bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông báo trả chậm lương, file còn lại chứa danh sách của toàn bộ nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo ra và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:
Hình 2: Mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản
Để thực hiện bước này, bạn cần đảm bảo file excel chứa danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word chứa nội dung thông báo ra và kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Bước 3: Chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản
Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương tự theo thứ tự như hình minh họa bên dưới.
Hình 4: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên
Tiếp theo bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (7) => Chọn Open. Thực hiện như hình dưới.
Hình 5: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
Tiếp theo một cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở đây file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, nên ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 ở hình dưới.
Hình 6: Chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
4. Bước 4: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Ở bước này, Bạn chọn Edit Recipient List => Bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần đưa vào File Word mà thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, Bạn kích chọn vào các ô ứng với thứ tự 11, 12 để hủy chọn vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không phải là dữ liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số thứ tự 1, bạn xem tương tự như hình bên dưới.
Hình 7: Chọn các dòng cần lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo
Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số thứ tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.
Sau khi thực hiện xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.
5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word
Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường dữ liệu tương ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần tự như sau:
+ Đặt con trỏ vào trước từ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).
+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);
+ Làm tương tự cho việc chèn Lý do trả chậm lương vào trước từ “Nêu lý do chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => Chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);
Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word
6. Bước 6: Hiển thị kết quả và di chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó Thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!
Bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – Mật khẩu giải nén: Excel
Thuc
Hanh.com
Bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên Excel
Thuc
Hanh.com để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên qua đường mail mà không cần phải in bản cứng và phát cho nhân viên.
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một công cụ vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online sẽ cung cấp cho bạn tổng quan của đặc tính này và hướng dẫn trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) có thể trông khó khăn, nhưng trên thực tế quá trình này khá đơn giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là một người nhận. Bản Word cuối cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:
Khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Những điều quan trọng cần kiểm tra: Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt. Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel sang Word:
Khi hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.
Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới. Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}. Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm \# $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| \# 0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# 0} | 3000 | Làm tròn số |
| \# ,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0} | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# ,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0.00} | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# $,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} | $3,000 | Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| \# $,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0.00} | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | {MERGEFIELD CURRENCY\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”} | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0 |
| \# 0.00% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0.00%} | 1.00% | Phần trăm chứa hai chữ số thập phân |
| \# 0% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0%} | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng và thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
| \ “HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.
Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy {DATE \ “M/d/yyyy”} Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của những chỗ trống |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến chỗ trống cần điền sau |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống cần điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một chỗ trống |
| Ctrl + F11 | Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi emcanbaove.edu.vn Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:Một số hàm cơ bản thường gặp như: SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay sử dụng như: Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức Lập báo cáo với Pivot Table…Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là một công cụ vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online sẽ cung cấp cho bạn tổng quan của đặc tính này và hướng dẫn trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge trong excel) có thể trông khó khăn, nhưng trên thực tế quá trình này khá đơn giản.Dể giúp bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư gồm 3 tài liệu:
Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể.Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là một người nhận.Bản Word cuối cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:
Khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel sang Word:
Khi hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.
Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.
Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới bên trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông báo hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, bỏ chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm \# $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0}Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| \# 0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# 0} | 3000 | Làm tròn số |
| \# ,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0} | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# ,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# ,0.00} | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# $,0 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0} | $3,000 | Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn |
| \# $,0.00 | {MERGEFIELD CURRENCY\# $,0.00} | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| \# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | {MERGEFIELD CURRENCY\# “$,0.00;($,0.00);’-‘”} | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0 |
| \# 0.00% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0.00%} | 1.00% | Phần trăm chứa hai chữ số thập phân |
| \# 0% | {MERGEFIELD PERCENT\# 0%} | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Định dạng ngày tháng và thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
| \ “HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.
Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy {DATE \“M/d/yyyy”}Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của những chỗ trống |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật |
| F11 | Đến chỗ trống cần điền sau |
| Shift + F11 | Đến chỗ trống cần điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một chỗ trống |
| Ctrl + F11 | Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thứ tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Xem thêm: Cách chỉnh chữ ký trong gmail đẹp chuyên nghiệp trong 1 nốt nhạc
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi tmec.edu.vn Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: Hoc
Excel.Online