Trong nội dung bài viết này mình đang hướng dẫn chúng ta cách trộn tài liệu Excel vào Word đơn giản và dễ dàng và chi tiết. Nếu khách hàng đang hy vọng in phiếu lương một cách đơn giản dễ dàng nhất thì đừng vứt qua bài viết này nhé.


Giới thiệu tệp tin nguồn

Bạn rất có thể tải file thực hành thực tế tại đây.

Bạn đang xem: Cách trộn file excel vào word

Mình đã gồm sẵn hai tệp tin Word và Excel về phiếu lương để các bạn cũng có thể vừa đọc bài viết vừa thực hành thực tế theo nhé. Sau thời điểm tải xuống các bạn sẽ có một tệp tin nguồn Excel chứa bảng lương của một doanh nghiệp A nào kia với những trường họ tên, Vị Trí, phòng ban,...

Chúng ta sẽ thực hiện trộn vào file Word cũng chứa tương đối đầy đủ thông tin về các trường như trên, điều đặc biệt là bạn không cần phải nhập tay từng mẫu giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí một lượng lớn thời hạn khi thao tác và học tập tập.

Cách cách thực hiện

Đầu tiên bạn sẽ truy cập vào thẻ Mailings ở tệp tin Word, sau đó lựa chọn tiếp vào mục Start Mail Merge cuối cùng là lựa chọn vào Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Sẽ hiển thị một hành lang cửa số Mail Merge với những tùy chọn, bạn sẽ tích vào Letters sau đó lựa chọn vào Next: Starting Document.

Ở bước số 2 bạn sẽ tích lựa chọn vào Use the current document tức là thực hiện file hiện tại nhằm nhận dữ liệu từ Excel trộn vào, trả tất lựa chọn Next: Select Recipients.

Với bước số ba các bạn sẽ tích vào Use an existing danh mục sau đó chọn vào mục có tên là Browse, sẽ lộ diện cửa sổ Select Data Source sau khi click, từ bây giờ bạn yêu cầu trỏ tới băng thông chứa file Excel có sẵn hoặc file Excel đã cài đặt xuống với liên kết để sinh sống đầu bài viết, hoàn tất chọn Open.

Do tệp tin nguồn mình sẵn sàng chỉ tất cả một sheet tốt nhất là Bảng Lương nên bạn cũng có thể dễ dàng lựa chọn vào, so với file nguồn khác bạn phải chọn đúng chuẩn sheet chứa tài liệu bảng lương nhé. Trả tất chọn vào OK.

Sẽ xuất hiện cửa sổ Mail Merge Recipients sau khi click OK, thời gian này bạn phải tích chọn cẩn thận các trường cần liên kết. để ý rằng không nên tích chọn vào những trường còn nếu như không sử dụng nhé.

Trước khi thực hiện bước số 4 bạn nên được đặt con trỏ loài chuột vào vị trí ô thứ nhất trong bảng lương của file Word tiếp đến chọn vào More Items, sẽ xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field để bạn lựa chọn các trường thích hợp vào. Bởi vì trường đầu tiên ứng với chúng ta tên buộc phải mình sẽ chọn là Hoten tiếp đến Insert.

Thực hiện vấn đề chèn giống như cho các thuộc tính còn lại, các thuộc tính đều mang tên giống nhau nên bạn yên trọng tâm là sẽ không chọn nhầm nhé.

Lần lượt lựa chọn vào Next: Preview your letters ở cách 4 cùng Next: Complete the merge ở bước 5.

Đến với bước cuối cùng bạn sẽ chọn vào Edit individual letters, tiếp đến ở hành lang cửa số Merge to New Document tích chọn vào All. Hoàn tất lựa chọn OK.

Lúc này phía trên ở hành lang cửa số Word ban đầu bạn truy cập vào thẻ Mailings đã xuất hiện các mũi tên để các bạn di chuyển sang lại giữa những phiếu lương.

Như vậy tôi đã hướng dẫn chúng ta cách để trộn tài liệu từ Excel vào Word một cách đơn giản dễ dàng và cụ thể nhất. Đây là một thủ thuật rất hay giúp tiết kiếm nhiều thời gian trong vấn đề in ra các phiếu lương. Nếu bạn muốn học thêm những thủ thuật tuyệt thì chớ ngại tìm kiếm kiếm bên trên website này nhé.

Trộn thư (Mail Merge) là phương tiện vô cùng kết quả trong tin học tập văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang trọng Word. Vắt thể, làm nỗ lực nào nhằm tạo thư tự động qua phương pháp này? Tin học tập MOS vẫn hướng dẫn bạn ngay dưới đây.Bạn vẫn xem: cách trộn văn bản từ excel quý phái word 2007

Chuẩn bị file trước lúc trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word

Để hoàn toàn có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 các loại tài liệu bao gồm: văn bản Word cất mã từng phần, bảng tính Excel chứa không thiếu thông tin nên thiết.


*

Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng những cột vào Excel phải trùng khớp với các mã phần thiết lập cấu hình trong Word. Ví như tệp Excel bao gồm chứa dữ liệu dạng thời gian, giá trị tiền tệ hoặc mã số bưu điện bước đầu hay xong bằng số 0, hãy chắc chắn là rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị để kiêng sự kềnh càng cho thư được tạo nên cuối cùng.


*

Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word


*

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước lúc trộn

Trộn tài liệu từ Excel thanh lịch Word để sinh sản thư từ động

Có tương đối nhiều phương pháp để trộn tài liệu từ Excel quý phái Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng phù hợp lại, bí quyết làm nhanh chóng và dễ dàng nhất được triển khai như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, phân bì thư,…


*

Ví dụ của shop chúng tôi chọn phong bì – Envelopes…

Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…


*

Bước 3: 1 vỏ hộp thoại bắt đầu hiện ra, các bạn tìm với chọn đường truyền đến tệp Excel chứa thông tin đã sinh sản và dấn Open


Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok


Bước 5: Mở Edit Recipients List để mở vỏ hộp thoại thứ 3, loại trừ bớt tín đồ nhận với nhấn Ok, danh sách tín đồ nhận cùng tin tức đã được xác nhận.


Bước 6: Tùy từng một số loại văn bản trộn khác nhau sẽ gồm thêm phần tin tức khác nhau. Chúng ta có thể tự chọn kiểu showroom hoặc chiếc chào hỏi ở Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt bé trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.


Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi vẫn hài lòng, lựa chọn Finish và Merge để in hoặc gửi mail chung.


Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để đổi khác từng phần lá thư.

Thực hiện chấm dứt 7 cách này, vấn đề tạo thư tự động hóa bằng cách trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word vẫn hoàn thành. Bạn sẽ có được hầu như bức thư bài bản nhanh chóng mà lại không tốn các công sức.

Bạn vẫn còn đấy thắc mắc về công dụng này với muốn đọc thêm nhiều khả năng tin học văn phòng và công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được lời giải kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung trung ương tin học công sở MOS – Viện tài chính và thương mại dịch vụ Quốc tế – Đại học Ngoại Thương


home » Trộn Thư vào Word 2007 Lấy tài liệu Từ Excel » cách Trộn Văn bạn dạng Từ Excel sang trọng Word 2007 với Word 2010, bí quyết ...

nhiều người đang phải làm thông báo để gửi tới một danh sách lớn nhân sự trong công ty và nhiều người đang loay hoay phân vân làm gắng nào thay thế sửa chữa cho cách làm thủ công bằng tay rất mất thời gian, rất nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện quá trình này một giải pháp nhanh nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu không đọc nội dung bài viết này, các bạn sẽ vẫn bắt buộc làm bởi phương pháp bằng tay thôi. Để tiến hành một thông tin hoặc một văn bản có nội dung mang tính chất cố định và thắt chặt và được giữ hộ cho những người, thì bạn cần sử dụng tính năng trộn thư hay có cách gọi khác là trộn văn bạn dạng trong ứng dụng microsoft word mà bạn thường được sử dụng hàng ngày.

Đang xem: phương pháp trộn văn bản từ excel quý phái word 2007

Trộn thư (Mail Merge) là chức năng hữu ích trong Microsoft Word, thiên tài này giúp cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý những dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu thắt chặt và cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán điển hình được giới thiệu ở đây là tạo các thông báo trả lương chậm trễ tới từng nhân viên trong công ty.

do đó để triển khai trộn văn phiên bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo nên thông báo cho toàn cục nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần từ bỏ theo từng bước sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file list nhân sự với file văn bản thông báo

vì thế để xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một file word chứa cấu trúc và nội dung của thông tin trả chậm rì rì lương, file còn sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong doanh nghiệp mà bạn cần tạo ra và gửi mang lại họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi mẫu hai tệp tin này theo hình dưới đây:


Hình 2: mẫu mã file Word chứa nội dung thông tin cần gửi cho nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng công dụng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, chúng ta cần bảo vệ file excel cất danh sách nhân viên trong doanh nghiệp đã được đóng, lúc đó bạn mở tệp tin word đựng nội dung thông báo ra cùng kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần tự theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.


Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản

Ở cách này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương từ bỏ theo vật dụng tự như hình minh họa mặt dưới.


Hình 4: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp theo sau bạn chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường hợp này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Triển khai như hình dưới.


Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp sau một hành lang cửa số mới hiện ra, bạn chọn sheet cất danh sách nhân viên trong công ty bạn, tại chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, đề nghị ở cửa sổ này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sinh hoạt hình dưới.


Hình 6: chọn File Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

4. Cách 4: Chọn những dòng đề nghị lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word nội dung thông báo 

Ở cách này, các bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn các dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần đưa vào file Word mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích chọn vào các ô ứng với lắp thêm tự 11, 12 để hủy chọn vày 2 loại này đựng tiêu đề của bảng hoặc tài liệu ngoài bảng mà chưa phải là dữ liệu cần lấy để mang vào thông báo. Tài liệu lấy ban đầu từ số đồ vật tự 1, chúng ta xem tương tự như hình mặt dưới.

 


Hình 7: Chọn những dòng buộc phải lấy dữ liệu để chèn vào file word ngôn từ thông báo

Bạn chăm chú các tên cột được hiển thị ứng với những số vật dụng tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương ứng với những cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở hình vẽ trên – các cột này được call là “Trường dữ liệu“, cụ thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ với tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào file word từ tên các trường dữ liệu này.

sau khi thực hiện nay xong, bạn chọn Ok để hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí yêu cầu chèn trường dữ liệu khớp ứng vào, trong bài toán này Uy triển khai tuần trường đoản cú như sau:

+ Đặt bé trỏ vào trước từ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số đồ vật tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được để ý ở trên).

+ Làm tương tự như cho việc chèn tên nhân viên vào trước từ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ và tên);

+ Làm giống như cho việc chèn Lý vì trả chậm chạp lương vào trước từ bỏ “Nêu nguyên nhân chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn triển khai tương tự như hình dưới:


Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word

6. Bước 6: Hiển thị công dụng và dịch chuyển giữa những nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên các bạn kích loài chuột vào hình tượng có số thứ tự 21, 22 như hình dưới.

Xem thêm: Hướng Dẫn Nhận Súng Truy Kích Vĩnh Viễn Miễn Phí, Code Truy Kich Mien Phi


Đến đây chúng ta hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành về trên đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: habila.net

các bạn hãy theo dõi liên tục các bài viết trên habila.net để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn phương thức trộn văn bạn dạng và gửi tặng cho nhân viên cấp dưới qua đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng với phát mang đến nhân viên.