Hướng dẫn cách lập mã nhân viên trong excel đơn giản, hiệu quả. Tuy nhiên các mẫu quản lý nhân sự, bảng chấm công, mẫu bảng lương truyền thống này còn khá nhiều nhược điểm. Tanca sẽ giới thiệu đến bạn giải pháp công nghệ giúp chuẩn hóa quy trình quản trị, tiết kiệm sức người, thời gian và tiền bạc. Theo dõi ngay qua bài viết sau.
Bạn đang xem: Cách làm thẻ nhân viên trên excel
Mã nhân viên là gì? Quy tắc đặt mã nhân viên
Mã nhân viên là mã của tất cả nhân viên trong công ty, mã này có thể là số hoặc chữ và không được giống với các nhân viên khác trong công ty và mã này do bạn tự quyết định chứ không theo quy định nào. Mã nhân viên cần phải bao gồm họ và tên nhân viên, bộ phận nhân viên đó đang làm việc….
Quy tắc đặt mã nhân viên chung: Mã nhân viên = Mã Công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên
Một số lưu ý khi đặt mã nhân viên:
Mã số nhân viên được sử dụng cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức. Cộng tác viên, nhân viên thời vụ - hợp đồng tự quản lý mã số theo quy định riêng của Công ty.
Số lượng nhân viên: Bắt đầu từ 00001, đánh số theo thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên vào Công ty. (Áp dụng cho nhân viên vào Công ty trước thời điểm có Mã Mã)
Khi thuyên chuyển trong Công ty (bộ phận, khu vực) mã nhân viên được giữ nguyên; Khi thuyên chuyển trong Tập đoàn, mã nhân viên được đặt lại là nhân viên mới tại Công ty mà nhân viên được thuyên chuyển đến.
Cách lập mã nhân viên
Có rất nhiều cách lập mã nhân viên, tuy nhiên có 3 cách phổ biến nhất dưới đây:
Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong phòng ban đó.
Mã công ty (áp dụng cho tổng công ty) + Mã phòng ban + Số lượng nhân viên vào công ty.
Mã công ty (áp dụng cho tập đoàn) + mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên.
Hướng dẫn tạo mã nhân viên trong Excel
Chia sẻ đến mọi người cách tạo mã nhân viên tự động trong Excel. Trước khi bắt đầu bạn cần mở tính năng Enable macro có sẵn trong Excel bằng các bước như sau:
Bước 1: Nhấn vào tab File (tab trên cùng phía bên trái trong cửa sổ Excel).
Bước 2: Nhấn chọn nút Excel Options.
Bước 3: Nhấp chuột vào Trust Center trong phần menu phía bên trái.
Bước 4: Nhấp chuột vào Trust Center Settings trong khung cửa sổ phía bên phải.
Bước 5: Trong tab mở, nhấp chuột vào Macro Settings trong menu phía bên trái.
Bước 6: Bấm chọn Enable all macros.
Bước 7: Nhấn chọn OK.
Bước 8: Nhấn chọn OK một lần nữa.
Mẫu danh sách nhân viên Excel
Bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều cần quản lý thông tin nhân sự. Dưới đây là mẫu danh sách quản lý nhân viên của doanh nghiệp, mời bạn tham khảo:
File danh sách nhân sự cần có những thành phần nào?
Mã nhân viên (mã chấm công): Mỗi nhân viên được cấp một mã cố định không trùng lặp. Khi nhân viên đó nghỉ việc, mã số này sẽ được giữ lại (không cấp lại cho người khác).Họ và tênEmail cá nhân
Email nội bộ: Là email của doanh nghiệp, thường được đặt theo quy tắc chung. Chẳng hạn:
Ngày sinh
Giới tính
Bộ phận/ Phòng ban
Loại hình nhân sự: HĐQT, trưởng phòng, nhân viên,...Vị trí công việc: Là tên vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cấp bậc hiện tại. Ví dụ: Chuyên viên bán hàng cấp 1Mức lương offer
Lương cơ bản
Ngày bắt đầu làm việc: Là ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày ký hợp đồng thử việc
Hình thức làm việc: part-time, full-time, thời vụ…Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,...Địa chỉ hiện tại
Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
Tình trạng hôn nhân
Cần kết hợp danh sách nhân viên với biểu mẫu quản lý nhân sự nào?
Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan tâm đến một số thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc,… thì quản lý nhân sự lại đòi hỏi sự phức tạp hơn thế.
Để quản lý hồ sơ nhân sự toàn diện và đầy đủ, ngoài file danh sách nhân sự, doanh nghiệp cần sở hữu hệ thống 5 biểu mẫu Excel khác:
File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp cần sử dụng file Excel này để quản lý thông tin về hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng lao động. Các trường thông tin của mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, nhưng chứa lượng dữ liệu lớn và yêu cầu độ chính xác cao.
File excel theo dõi nhân viên mới: Trong quá trình hoạt động, chắc chắn doanh nghiệp sẽ chào đón nhân viên mới. File quản lý file nhân sự mới trên Excel về cơ bản là sự kết hợp giữa 2 dạng Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân nhưng nhấn mạnh hơn vào các thông tin cần thiết trong quá trình nhân viên onboarding. các.
File excel theo dõi nhân viên nghỉ việc: Tương tự như form theo dõi nhân sự mới nhưng đối với nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần lưu ý thêm về yếu tố thay đổi sẽ mất hiệu lực sau khi nhân viên nghỉ việc. chấm dứt hợp đồng cũng như các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng.
File excel theo dõi biến động lương của nhân viên: Không phải nhân viên mới hay nhân viên nghỉ việc, biến động lương bao gồm các trường hợp tăng lương, giảm lương, nâng bậc, hạ bậc, luân chuyển vị trí công tác, trong file excel để theo dõi biến động này cần lưu ý ngày thay đổi có hiệu lực.
6 điểm hạn chế khi quản lý nhân sự bằng excel
Dữ liệu phân tán, khó xem xét tổng thể, cản trở việc ra quyết định
Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ bạn cũng đã biết dữ liệu sẽ nằm rải rác ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận rằng sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn để xử lý.
Tuy nhiên, điều này không chỉ đơn giản là gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp mà còn dẫn đến những hệ lụy nguy hiểm hơn. Gây cản trở việc rà soát tổng thể, lập báo cáo nhân sự và ra quyết định nhanh chóng. của lãnh đạo.
Tính bảo mật kém
Tất nhiên, nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt là những dữ liệu nhạy cảm. Phần quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như: lương của từng nhân viên, số CMND/CCCD, mã số TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,...
Tuy nhiên, quản lý bằng excel không an toàn. Bởi nó không có sự phân quyền, không có vùng dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Mặc dù chủ sở hữu tập tin có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng vẫn có trường hợp bị rò rỉ.
Không có tính kế thừa
Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp quản công việc, nhưng họ không thể “giải mã” cách gọi tên và sắp xếp thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vì vậy, họ có thể làm gì ngoài việc sửa đổi những biểu mẫu đó theo kiến thức và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn là bắt đầu lại từ đầu.
Form quản lý nhân sự trên Excel là nguồn tài nguyên quý giá cho doanh nghiệp, nhưng đáng tiếc là nó không có khả năng bàn giao và kế thừa toàn bộ.
Tích hợp kém
Trong quản lý nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm mà doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý văn bản, phần mềm chat, chữ ký điện tử….
Nhược điểm của Excel biểu mẫu là chúng không thể tích hợp với những công cụ hiện đại. Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch hay Gmail, Excel cũng không thể kết nối.
Dễ phát sinh lỗi
Mọi thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ nhập dữ liệu đến tìm kiếm, kiểm tra, sao chép, chỉnh sửa,... đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu.
Sai sót sẽ càng xảy ra nhiều hơn khi có nhiều người truy cập và chỉnh sửa cùng lúc một file Excel.
Không thể mở rộng quy mô khi công ty phát triển
Dữ liệu lớn đi đôi với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Càng có nhiều nhân viên, cơ sở dữ liệu nhân sự càng lớn. Không thể giải quyết bằng cách tăng số trang, số hàng, số cột,….
Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là bất khả thi.
Phần mềm quản lý nhân sự Tanca - giải pháp thay thế hoàn hảo
Hiểu được những vướng mắc trong nghiệp vụ quản lý và những nhược điểm của biểu mẫu nhân sự Excel. Tanca cung cấp giải pháp quản lý nhân sự, mang đến những tính năng thông minh, giúp chuẩn hóa quy trình:
Tạo lập mã nhân viên tự động siêu tiện lợiTính năng chấm công trực tuyến, sắp xếp lịch làm việc linh hoạt
Tính lương tự động
Thiết lập không gian làm việc chung cho cả team
Quản lý OKR - BSC - KPIQuản lý nghỉ phép, định vị vị trí nhân viên….
Cách lập mã nhân viên bằng phương pháp truyền thống tồn tại khá nhiều hạn chế, dễ sai sót và không thể quản lý khối lượng thông tin và dữ liệu lớn. Do đó việc sử dụng các phần mềm quản lý là giải pháp thay thế thay thế lý tưởng. Tham khảo thêm về phần mềm quản lý nhân sự Tanca tại đây.
Xem thêm:
Xem nhanh
Cách xây dựng mẫu báo cáo chi tiết nhân sự
Những lưu ý khi lập bảng danh sách nhân sự
Để phục vụ công tác quản lý, chúng ta bắt buộc phải có danh sách nhân sự thì mới có thể quản lý được. Nhưng cần cấu trúc, tổ chức bảng danh sách này ra sao để dễ quản lý trên excel? Không có quy định nào bắt buộc việc này, nhưng dựa trên kinh nghiệm làm việc thì có thể có một vài điểm chung như sau: Bảng dữ liệu phải có đủ hết các thông tin cần quản lý mà có liên quan, thống nhất với nhau, trong 1 Sheet duy nhất. Việc này giúp dữ liệu quản lý tập trung, tránh thiếu sót và dễ dàng hơn trong các kỹ thuật xử lý dữ liệu để ra báo cáo chi tiết. Nếu các dữ liệu có tính chất khác nhau có thể đưa vào các bảng dữ liệu khác nhau. Mỗi thông tin quản lý theo 1 cột. Không trộn ô trong bảng dữ liệu, bao gồm cả phần tiêu đề. Việc này giúp tránh các lỗi có thể xảy ra khi trích lọc dữ liệu ra báo cáo (chức năng trộn ô – merge cell dễ gây lỗi) Mỗi thông tin thay đổi cần có thời gian cụ thể, ghi tách riêng thành các dòng dữ liệu mới, không ghi đè lên dữ liệu đã có. Việc này giúp thông tin có tính hệ thống, thành lịch sử và liền mạch.Ví dụ:
Hướng dẫn cách lọc dữ liệu sang sheet khác bằng Advanced Filter trong Excel
Hướng dẫn cách sử dụng chức năng Advanced Filter trong VBA
Hướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel
Như vậy qua các bước làm trên, chúng ta thấy việc ra được báo cáo chi tiết theo ý muốn trong Excel cũng không hề khó phải không nào. Vấn đề chính là chúng ta không biết phải làm như thế nào. Khi đã biết phương pháp làm, chúng ta hoàn toàn có thể tự ứng dụng để làm ra các báo cáo theo ý muốn một cách tự động trong Excel được rồi. Chúc các bạn áp dụng tốt những kiến thức trên vào công việc của mình!Ngoài ra các bạn có thể tham gia các khóa học của Học Excel Online về Excel, về Hành chính nhân sự. Những khóa học này giúp các bạn tiếp thu kiến thức một cách hệ thống, đầy đủ, dễ hiểu. Từ đó việc áp dụng những kiến thức đã học vào công việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.