Hướng dẫn cách lập mã nhân viên vào excel đơn giản, hiệu quả. Tuy vậy các mẫu quản lý nhân sự, bảng chấm công, mẫu mã bảng lương truyền thống lịch sử này còn không hề ít nhược điểm. Tanca sẽ trình làng đến bạn phương án công nghệ giúp chuẩn hóa quá trình quản trị, tiết kiệm ngân sách và chi phí sức người, thời hạn và chi phí bạc. Theo dõi ngay qua nội dung bài viết sau.
Bạn đang xem: Cách làm thẻ nhân viên trên excel
Mã nhân viên cấp dưới là gì? Quy tắc để mã nhân viên
Mã nhân viên là mã của tất cả nhân viên vào công ty, mã này có thể là số hoặc chữ cùng không được giống với các nhân viên khác trong doanh nghiệp và mã này do bạn tự ra quyết định chứ không áp theo quy định nào. Mã nhân viên cần phải bao gồm họ và tên nhân viên, phần tử nhân viên kia đang làm việc….
Quy tắc để mã nhân viên cấp dưới chung: Mã nhân viên = Mã công ty + Mã thành phần + Số vật dụng tự nhân viên
Một số lưu ý khi để mã nhân viên:
Mã số nhân viên được áp dụng cho nhân viên cấp dưới thử bài toán và nhân viên cấp dưới chính thức. Hợp tác viên, nhân viên cấp dưới thời vụ - thích hợp đồng tự cai quản mã số theo khí cụ riêng của Công ty.
Số lượng nhân viên: ban đầu từ 00001, viết số theo máy tự tăng ngày một nhiều theo thời gian nhân viên vào Công ty. (Áp dụng cho nhân viên vào công ty trước thời điểm có Mã Mã)
Khi thuyên gửi trong công ty (bộ phận, khu vực vực) mã nhân viên cấp dưới được duy trì nguyên; lúc thuyên chuyển trong Tập đoàn, mã nhân viên cấp dưới được để lại là nhân viên cấp dưới mới tại doanh nghiệp mà nhân viên cấp dưới được thuyên gửi đến.
Cách lập mã nhân viên
Có không hề ít cách lập mã nhân viên, tuy nhiên có 3 cách phổ biến nhất dưới đây:
Mã công ty (áp dụng mang lại tập đoàn) + Mã cơ sở + Số lắp thêm tự của nhân viên cấp dưới trong cơ sở đó.
Mã công ty (áp dụng đến tổng công ty) + Mã cơ sở + số lượng nhân viên vào công ty.
Mã doanh nghiệp (áp dụng cho tập đoàn) + mã ban ngành + 3 vần âm đầu của nhân viên.
Hướng dẫn tạo nên mã nhân viên trong Excel
Chia sẻ mang lại mọi người cách chế tạo ra mã nhân viên tự động trong Excel. Trước khi bắt đầu bạn đề xuất mở kỹ năng Enable macro có sẵn vào Excel bằng quá trình như sau:
Bước 1: bấm vào tab tệp tin (tab trên thuộc phía phía bên trái trong hành lang cửa số Excel).
Bước 2: Nhấn chọn nút Excel Options.
Bước 3: bấm chuột vào Trust Center vào phần thực đơn phía mặt trái.
Bước 4: bấm chuột vào Trust Center Settings trong khung cửa sổ phía bên phải.
Bước 5: trong tab mở, nhấn vào vào Macro Settings trong menu phía mặt trái.
Bước 6: Bấm lựa chọn Enable all macros.
Bước 7: Nhấn lựa chọn OK.
Bước 8: Nhấn lựa chọn OK một lượt nữa.
Mẫu danh sách nhân viên Excel
Bất kỳ công ty lớn nào dù béo hay nhỏ đều cần cai quản thông tin nhân sự. Dưới đây là mẫu danh sách thống trị nhân viên của doanh nghiệp, mời bạn tham khảo:
File danh sách nhân sự cần có những thành phần nào?
Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): Mỗi nhân viên được cấp cho một mã thắt chặt và cố định không trùng lặp. Khi nhân viên đó nghỉ việc, mã số này sẽ tiến hành giữ lại (không cấp cho lại cho những người khác).Họ với tênEmail cá nhân
Email nội bộ: Là e-mail của doanh nghiệp, hay được để theo luật lệ chung. Chẳng hạn:
Ngày sinh
Giới tính
Bộ phận/ chống ban
Loại hình nhân sự: HĐQT, trưởng phòng, nhân viên,...Vị trí công việc: là tên vị trí quá trình mà nhân viên đang đảm nhận, bao gồm cấp bậc hiện tại. Ví dụ: chăm viên bán hàng cấp 1Mức lương offer
Lương cơ bản
Ngày bước đầu làm việc: Là ngày có tác dụng việc đầu tiên của nhân viên, cũng chính là ngày ký hợp đồng thử việc
Hình thức làm cho việc: part-time, full-time, thời vụ…Cơ sở làm cho việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, trụ sở 2,...Địa chỉ hiện tại
Số CMND, ngày cấp, nơi cấp
Tình trạng hôn nhân
Cần phối kết hợp danh sách nhân viên cấp dưới với biểu mẫu thống trị nhân sự nào?
Nếu như để thống trị thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần để ý đến một số thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, trình độ chuyên môn học vấn, tay nghề làm việc,… thì cai quản nhân sự lại đòi hỏi sự phức hợp hơn thế.
Để thống trị hồ sơ nhân sự toàn diện và đầy đủ, ko kể file danh sách nhân sự, doanh nghiệp buộc phải sở hữu khối hệ thống 5 biểu chủng loại Excel khác:
File Excel làm chủ hợp đồng: doanh nghiệp lớn cần thực hiện file Excel này để thống trị thông tin về hợp đồng thử câu hỏi và những loại vừa lòng đồng lao động. Các trường thông tin của mẫu cai quản hợp đồng nhân sự khá đơn giản, nhưng cất lượng tài liệu lớn và yêu mong độ đúng mực cao.
File excel theo dõi nhân viên mới: Trong quy trình hoạt động, chắc chắn là doanh nghiệp sẽ đón nhận nhân viên mới. File làm chủ file nhân sự bắt đầu trên Excel về cơ bạn dạng là sự phối hợp giữa 2 dạng danh sách nhân sự với Hồ sơ cá nhân nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin cần thiết trong quá trình nhân viên onboarding. Các.
File excel theo dõi nhân viên nghỉ việc: tựa như như khung theo dõi nhân sự bắt đầu nhưng so với nhân viên nghỉ ngơi việc, doanh nghiệp lớn cần chú ý thêm về yếu ớt tố chuyển đổi sẽ mất hiệu lực sau khi nhân viên nghỉ ngơi việc. Ngừng hợp đồng cũng tương tự các giấy tờ cần thiết để hoàn toàn thủ tục xong hợp đồng.
File excel theo dõi biến động lương của nhân viên: chưa phải nhân viên mới hay nhân viên nghỉ việc, dịch chuyển lương bao gồm các trường vừa lòng tăng lương, sút lương, nâng bậc, hạ bậc, vận chuyển vị trí công tác, trong file excel để theo dõi dịch chuyển này cần xem xét ngày biến đổi có hiệu lực.
6 điểm tinh giảm khi làm chủ nhân sự bởi excel
Dữ liệu phân tán, khó khăn xem xét tổng thể, cản trở việc ra quyết định
Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để cai quản nhân sự, có lẽ rằng bạn cũng đã biết dữ liệu sẽ ở rải rác rến ở những file khác nhau. Bọn họ cũng ngầm chấp nhận rằng sẽ mất quá nhiều thời gian và sức lực lao động hơn nhằm xử lý.
Tuy nhiên, điều này không chỉ đơn giản và dễ dàng là gây lãng phí nguồn lực của khách hàng mà còn dẫn đến các hệ lụy gian nguy hơn. Gây cản trở việc rà soát tổng thể, lập báo cáo nhân sự với ra ra quyết định nhanh chóng. Của lãnh đạo.
Tính bảo mật thông tin kém
Tất nhiên, nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật tin tức trong doanh nghiệp. Đặc biệt là những dữ liệu nhạy cảm. Phần cai quản nhân sự chứa tương đối nhiều dữ liệu như: lương của từng nhân viên, số CMND/CCCD, mã số TNCN, số sổ BHXH, số hòa hợp đồng, tại sao nghỉ việc,...
Tuy nhiên, quản lý bằng excel ko an toàn. Bởi nó không gồm sự phân quyền, không tồn tại vùng dữ liệu nào được lưu lại “chỉ dành cho tất cả những người quản lý”. Tuy vậy chủ download tập tin rất có thể đặt mật khẩu truy vấn nhưng vẫn đang còn trường đúng theo bị rò rỉ.
Không gồm tính kế thừa
Giả sử bao gồm một chủ tịch nhân sự new đến tiếp cai quản công việc, cơ mà họ thiết yếu “giải mã” cách gọi tên và bố trí thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà bạn cũ nhằm lại. Vày vậy, họ rất có thể làm gì ngoài bài toán sửa đổi mọi biểu mẫu mã đó theo kỹ năng và kiến thức và tay nghề của mình, hoặc tệ rộng là ban đầu lại trường đoản cú đầu.
Form quản lý nhân sự bên trên Excel là mối cung cấp tài nguyên quý giá mang lại doanh nghiệp, nhưng đáng tiếc là nó không có khả năng bàn giao và thừa kế toàn bộ.
Tích vừa lòng kém
Trong quản lý nhân sự nói chung, có không ít phần mềm nhưng mà doanh nghiệp rất có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, thống trị tài sản, thống trị văn bản, phần mềm chat, chữ ký điện tử….
Nhược điểm của Excel biểu mẫu là chúng thiết yếu tích hợp với những phương pháp hiện đại. Ngay cả với những luật phổ biến hơn hoàn toàn như là đồng hồ, lịch hay Gmail, Excel cũng bắt buộc kết nối.
Dễ tạo ra lỗi
Mọi thao tác làm việc của con người trên biểu mẫu mã Excel, tự nhập tài liệu đến tìm kiếm, kiểm tra, sao chép, chỉnh sửa,... Phần đa được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con fan không được thiết kế sẵn như ứng dụng nên sai sót là vấn đề dễ hiểu.
Sai sót đang càng xảy ra nhiều hơn khi có không ít người truy vấn và sửa đổi cùng dịp một tệp tin Excel.
Không thể không ngừng mở rộng quy mô khi công ty phát triển
Dữ liệu lớn song song với tình hình sale của doanh nghiệp. Càng có khá nhiều nhân viên, cơ sở dữ liệu nhân sự càng lớn. Không thể giải quyết bằng cách tăng số trang, số hàng, số cột,….
Nói biện pháp khác, lúc doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, việc thống trị nhân sự bằng biểu mẫu mã Excel truyền thống lâu đời gần như thể bất khả thi.
Phần mềm làm chủ nhân sự Tanca - phương án thay gắng hoàn hảo
Hiểu được những vướng mắc trong nghiệp vụ thống trị và đều nhược điểm của biểu chủng loại nhân sự Excel. Tanca cung cấp giải pháp thống trị nhân sự, mang đến những nhân kiệt thông minh, giúp chuẩn hóa quy trình:
Tạo lập mã nhân viên tự động siêu tiện lợiTính năng chấm công trực tuyến, sắp xếp lịch thao tác làm việc linh hoạt
Tính lương từ bỏ động
Thiết lập không gian làm câu hỏi chung cho tất cả team
Quản lý OKR - BSC - KPIQuản lý nghỉ ngơi phép, xác định vị trí nhân viên….
Cách lập mã nhân viên bằng phương pháp truyền thống tồn tại khá nhiều hạn chế, dễ sai sót với không thể quản lý khối lượng tin tức và tài liệu lớn. Vì vậy việc sử dụng những phần mềm làm chủ là chiến thuật thay thế thay thế lý tưởng. Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhân sự Tanca trên đây.
Xem thêm:
Xem nhanh
Cách phát hành mẫu report chi huyết nhân sự
Những lưu ý khi lập bảng danh sách nhân sự
Để giao hàng công tác cai quản lý, chúng ta bắt cần có list nhân sự thì mới hoàn toàn có thể quản lý được. Nhưng buộc phải cấu trúc, tổ chức bảng list này ra sao để dễ cai quản trên excel? không tồn tại quy định nào bắt buộc vấn đề này, nhưng dựa vào kinh nghiệm thao tác thì hoàn toàn có thể có một vài điểm bình thường như sau: Bảng tài liệu phải có đủ hết các thông tin cần cai quản mà bao gồm liên quan, thống duy nhất với nhau, trong 1 Sheet duy nhất. Việc này góp dữ liệu cai quản tập trung, tránh việc không để thiếu sót và tiện lợi hơn trong các kỹ thuật giải pháp xử lý dữ liệu để ra report chi tiết. Nếu các dữ liệu bao gồm tính chất khác biệt có thể đưa vào những bảng dữ liệu khác nhau. Mỗi thông tin thống trị theo 1 cột. Không trộn ô vào bảng dữ liệu, bao hàm cả phần tiêu đề. Vấn đề này giúp tránh các lỗi rất có thể xảy ra lúc trích lọc tài liệu ra report (chức năng trộn ô – merge cell rất dễ gây lỗi) mỗi thông tin thay đổi cần có thời gian thế thể, ghi tách riêng thành các dòng dữ liệu mới, ko ghi đè lên dữ liệu đã có. Bài toán này giúp thông tin gồm tính hệ thống, thành lịch sử vẻ vang và tức tốc mạch.Ví dụ:
Hướng dẫn bí quyết lọc dữ liệu sang sheet khác bởi Advanced Filter trong Excel
Hướng dẫn bí quyết sử dụng tính năng Advanced Filter trong VBA
Hướng dẫn cách lập report chi máu NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel
Như vậy qua công việc làm trên, chúng ta thấy bài toán ra được report chi ngày tiết theo ý muốn trong Excel cũng không hề khó đề nghị không nào. Vấn đề chủ yếu là họ không biết nên làm như vậy nào. Khi đã biết phương thức làm, chúng ta hoàn toàn hoàn toàn có thể tự ứng dụng để làm ra các báo cáo theo ý muốn một bí quyết tự động trong Excel được rồi. Chúc các bạn áp dụng xuất sắc những kiến thức trên vào quá trình của mình!Ngoài ra các bạn cũng có thể tham gia những khóa học của Học Excel Online về Excel, về Hành thiết yếu nhân sự. Những khóa đào tạo và huấn luyện này giúp chúng ta tiếp thu kiến thức một bí quyết hệ thống, đầy đủ, dễ dàng hiểu. Từ đó việc áp dụng phần nhiều kiến thức đã học tập vào các bước trở nên dễ ợt hơn siêu nhiều.