Thật là phí nếu như bạn không biết đến tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là một tính năng vô cùng thú vị và hữu ích đối với người sử dụng. Thay vì ngồi gõ thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp bạn làm điểu đó chỉ bằng một vài thao tác đơn giản. Nếu bạn chưa biết:
Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư trong Word nhanh và đơn giản
Bạn hãy đọc bài viết này để biết cách thao tác nhé!
I. Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay còn được gọi là mail merge là một chức năng nâng cao của Microsoft Word. Với mail merge bạn có thể chèn các danh sách, tệp tin vào các thư mời, phiếu điểm soạn sẵn. Thay vì phải ngồi gõ thủ công, điền tên từng người một thì trộn thư sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi có thể áp dụng cho nhiều người rất thuận tiện.
II. Hướng dẫn trộn thư trong Word đơn giản
Tuy trộn thư là một tính năng vô cùng tiện lợi nhưng nhiều người sử dụng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Bạn cùng theo dõi các bước sau đây nhé!
Đầu tiên bạn cần phải chuẩn bị sẵn một văn bản đã soạn sẵn nhưng bỏ trống các thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi tiết để thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ chọn mục Mailings. Sau đó nhấn chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bạn đang xem: Cách dùng mailing trong word 2010
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, ở mục Select document type, bạn nhấn chọn vào ô Letter. Nhấn Next: Starting document ở phía góc dưới cùng của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document trong mục Select starting document, dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new list trong mục Select recipients, chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Chọn Type a new list trong mục Select recipients
Bước 5: Khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, chi tiết như sau:
Add: Thêm dữ liệu
Delete: Xoá các dữ liệu có sẵn.
Rename: Đổi tên dữ liệu có sẵn
Sau khi thực hiện xong, bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.
Hộp thoại Customize Address List
Bước 7: Bạn điền các thông tin mà văn bản còn thiếu như tên, địa điểm,... tùy vào mục đích của bạn trong các văn bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: Tìm kiếm.
Thực hiện xong, bạn nhấn chọn OK.
Điền các thông tin cần thiết
Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, bạn đặt tên cho tệp tin này rồi nhấn Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: Sau khi bấm lưu, khung Mail Merge Recipients sẽ xuất hiện, bạn có thể tùy ý sửa đổi theo các chức năng như:
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu
Filter: Lọc lại những danh sách thông tin cần thiết
Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu giống nhau.
Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: Bạn mở lại cửa sổ Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing list trong Select recipients, tiếp theo chọn Next: Write your letter ở mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
Nhấn chọn More items
Bước 11: Bạn nhấn chọn mục Database Fields tại hộp thoại Insert Merge Field
Sau đó nhấn chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn thực hiện chèn thông tin rồi nhấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings trên thanh công cụ
Nhấn chọn Finish & Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi xuất hiện cửa sổ Merge to New Document, bạn chọn All rồi OK để hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to New Document để hoàn tất
Trên đây là các bước hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 tiện lợi cho bạn tham khảo. Bạn có thể thực hiện tương tự trên Word 2013 và Word 2016. Hi vọng bài viết sẽ bổ ích với bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công!
Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.
Với nguồn dữ liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện dữ liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… và mỗi hàng là một người nhận được nhập đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn rất nhiều trong thao tác (Tương tự như nhập liệu trực tiếp nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.
Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Xem thêm: Bảng ngọc liên minh tốc chiến lmht wild rift công dụng và cách dùng hiệu quả
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh công cụ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng các phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa dưới đây: