Để tiện cho việc theo dõi và tìm kiếm, các bảng danh sách thường hay sắp xếp tên theo thứ tự ABC. Excel không có chế độ sắp tên tự động như vậy nên nếu muốn xếp được tên theo thứ tự ABC trong Excel bạn cần phải đi qua một số bước thuthuattinhoc.vn sẽ nói sau đây.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp danh sách theo abc trong excel

1. Phương thức sắp xếp tên theo thứ tự ABC

Trước khi bắt đầu chỉ dẫn các bước sắp xếp tên theo thứ tự ABC, thuthuattinhoc.vn sẽ cùng các bạn làm rõ bản chất của phương thức này.

Về cơ bản Excel không có chức năng nào khiến bạn bấm vào là có thể xếp một danh sách theo tên có thứ tự ABC cả.

Excel chỉ có chức năng Sort A to Z hoặc Sort Z to A, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp ô đó (hoặc cả dòng đó) theo thứ tự ABC.

Nhưng khác với phương Tây, tên người Việt Nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng Sort A to Z hay Sort Z to A thì danh sách sẽ được sắp xếp theo họ chứ không phải theo tên.

Vì vậy phương thức được đưa ra ở đây đó là: tách họ và tên ra thành hai cột. Sau đó ta sẽ dựa vào cột tên đó để sắp xếp theo thứ tự ABC cho danh sách của mình.

2. Sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

2.1. Tách họ và tên thành hai cột

Có hai cách để tách họ và tên thành hai cột riêng biệt, một là dùng Replace và hai là dùng các loại hàm. Theo tôi, việc tách tên ra chỉ là một bước đệm để có thể sắp xếp tên theo thứ tự ABC cho nên việc tách tên bằng các loại hàm (có thể hỗ trợ nếu sau này muốn thay đổi chi tiết) sẽ không thích hợp bằng cách dùng Replace.

Nhưng thuthuattinhoc.vn vẫn sẽ hướng dẫn cả hai cách để các bạn có thể lựa chọn khi sử dụng.

2.1.1. Tách họ và tên bằng Replace

Bước 1: Bôi đen cột Họ và tên, sau đó Copy/Paste nó ra một cột bên cạnh (lưu ý là các dòng phải tương ứng với cột họ và tên gốc). Có thể Copy/Paste bằng cách dùng chuột phải rồi lựa chọn chức năng hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl C và Ctrl V.

Bước 2: Bôi đen cột họ và tên vừa copy. Mở ribbon Home, tìm mục Editing, mở tùy chọn Find & Select và chọn Replace. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl H.

Bước này giúp bạn mở hộp thoại Find and Replace.

Bước 3: Trong hộp thoại Find and Replace, ở ô Find what bạn đánh “* ” (dấu sao và dấu cách ở cạnh nhau) còn ô Replace with thì để trống.

Cl_111057558.jpg" alt="*">