Trộn thư (Mail Merge vào excel) là 1 trong công cụ vô thuộc tiết kiệm thời hạn khi buộc phải gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn gấp rút tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng phương pháp hợp nhất tin tức bạn bao gồm trong trang tính Excel. Học excel nâng cấp Online sẽ cung cấp cho bạn tổng quan tiền của đặc tính này và lý giải trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2010 lấy dữ liệu từ excel


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge trong excel) rất có thể trông khó khăn, nhưng trên thực tế quá trình này khá đối chọi giản.

Dể giúp đỡ bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư gồm 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word chứa mã ứng với từng phần chũm thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là 1 trong người nhận. Bạn dạng Word sau cùng với thư, email, phong bì hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:

khi chúng ta trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel. Bởi vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel đang có toàn bộ thông tin bạn muốn bao có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều add liên hệ hoặc tin tức khác, các bạn nên biến hóa hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Phần lớn điều quan trọng cần kiểm tra: các cột trong bảng tính Excel đề xuất khớp với những phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn đã chế tạo ra hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên fan nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và thành phố riêng biệt. Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, quý hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.

Cách trộn thư tự Excel sang trọng Word:

Khi chấm dứt và đánh giá lại trang tính Excel, chúng ta đã chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư cùng với một danh sách người dấn trong Wrd 2010, tựa như cho Word 2013.

nếu như khách hàng đã soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo nên một tư liệu mới. Chọn một số loại trộn thư các bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.

*

Chú ý. nếu như tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, lưu lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như bí quyết thông thường.

Chú ý. Phòng dự phòng những thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng giỏi tiền tệ theo vô số cách khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện trực tiếp trong văn phiên bản Word.

chọn vùng trộn thư muốn đổi khác định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Dấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 thừa nhận F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số đựng hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc tức là số âm cùng một vết gạch nối mang đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay bởi vì kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bằng ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng với thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho 1 ngày tháng với giờ, nhưng nhớ rằng M thay mặt đại diện cho tháng còn m thay mặt cho phút.

Thay đổi format của ngày tháng cùng giờ hiện tại tại:

Nếu các bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn phiên bản trộn thư, chúng ta có thể thay đổi định dạng của chúng.

lựa chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay thay đổi định dạng. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu khách hàng chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp cần vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, bảo đảm rằng ô Field names được format Date. Chọn định dạng mong ước trong Date formats và nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên định hình khi cập nhật, khắc ghi chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả khu vực cần điền và kết quả trong văn phiên bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của những chỗ trống
F9Cập nhật nơi trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 nhằm cập nhật
F11Đến địa điểm trống yêu cầu điền sau
Shift + F11Đến chỗ trống đề xuất điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều đó sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel cùng văn phiên bản Word, mối cung cấp trộn thư vẫn không tự động hóa cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư bắt đầu từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn văn phiên bản trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một nơi trống
Ctrl + F11Khóa nơi trống phải điền. Kết quả sẽ ko được cập nhật khi tin tức nguồn của Excel vắt đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa khu vực trống đề nghị điền. Tác dụng chỗ trống sẽ được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link chỗ trống đề nghị điền. Chỗ trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá chỉ trị hiện tại hiển thị dưới format bình thường.
Alt + Shift + DChèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LChèn số máy tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ dữ liệu Excel sang Word – tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm ghê nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi Hocexcel Online.

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào các bước một cách tác dụng thì chúng ta còn cần sử dụng xuất sắc các hàm, các công gắng khác của Excel:Một số hàm cơ bạn dạng thường gặp như: SUMIF, SUMIFS nhằm tính tổng theo một điểm kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện những hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… những hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay được dùng như: Định dạng theo đk với Conditional formatting cấu hình thiết lập điều kiện nhập tài liệu với Data Validation phương pháp đặt Name và sử dụng Name trong công thức Lập report với Pivot Table…Rất nhiều kỹ năng phải ko nào? toàn bộ những kiến thức này chúng ta đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ phiên bản tới chăm gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp cho bạn hệ thống kiến thức một biện pháp đầy đủ, bỏ ra tiết. Hơn nữa không hề có số lượng giới hạn về thời gian học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, tiện lợi tra cứu lại kỹ năng và kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang sẵn có ưu đãi rất lớn cho mình khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: Hoc
Excel.Online

ai đang phải làm thông tin để gửi tặng một list lớn nhân sự trong công ty và nhiều người đang loay hoay lưỡng lự làm núm nào sửa chữa cho phương pháp làm thủ công bằng tay rất mất thời gian, vô cùng nhàm chán. Bạn muốn có một giải pháp để thực hiện quá trình này một phương pháp nhanh nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu không đọc nội dung bài viết này, các bạn sẽ vẫn đề xuất làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để tiến hành một thông tin hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất chất thắt chặt và cố định và được nhờ cất hộ cho nhiều người, thì bạn cần sử dụng công dụng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word nhưng mà bạn hay được sử dụng hàng ngày.

nội dung bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương thức trộn ngôn từ văn phiên bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong tệp tin excel một phương pháp nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán không phải thực hiện một cách thủ công như được trình diễn ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là công dụng hữu ích vào Microsoft Word, tài năng này giúp cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài bác toán nổi bật được chỉ dẫn ở đó là tạo các thông báo trả lương lừ đừ tới từng nhân viên trong công ty.

vậy nên để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo thành thông báo cho cục bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần trường đoản cú theo từng bước sau:

1. Cách 1: chuẩn bị file danh sách nhân sự với file câu chữ thông báo

bởi vậy để giải quyết bài toán này bằng cách thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải khởi tạo một file word chứa cấu trúc và ngôn từ của thông tin trả chậm lương, file sót lại chứa danh sách của toàn thể nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo nên và gửi đến họ được tàng trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi mẫu hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: mẫu file Excel đựng danh sách nhân viên trong công ty

*

Hình 2: mẫu mã file Word chứa nội dung thông tin cần gửi cho nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tính năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để triển khai bước này, các bạn cần đảm bảo file excel cất danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông báo ra với kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần từ bỏ theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản

Ở cách này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ theo thiết bị tự như hình minh họa mặt dưới.

*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp sau bạn chọn thư mục đựng file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, vào trường đúng theo này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Tiến hành như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một cửa sổ mới hiện nay ra, bạn chọn sheet đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, tại đây file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa list nhân viên, bắt buộc ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 nghỉ ngơi hình dưới.

*

Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn những dòng đề nghị lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo 

Ở bước này, bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa tài liệu cần gửi vào file Word mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, bạn kích chọn vào các ô ứng với thiết bị tự 11, 12 nhằm hủy chọn vị 2 mẫu này cất tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không hẳn là tài liệu cần lấy để mang vào thông báo. Dữ liệu lấy ban đầu từ số lắp thêm tự 1, các bạn xem giống như như hình mặt dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng nên lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word nội dung thông báo

Bạn chăm chú các thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số thiết bị tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương xứng với những cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình mẫu vẽ trên – các cột này được điện thoại tư vấn là “Trường dữ liệu“, gắng thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào tệp tin word từ bỏ tên các trường tài liệu này.

sau khoản thời gian thực hiện tại xong, bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ tệp tin Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, chúng ta đặt nhỏ trỏ loài chuột vào vị trí cần chèn ngôi trường dữ liệu tương xứng vào, trong bài toán này Uy tiến hành tuần trường đoản cú như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số sản phẩm tự vào bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).

+ Làm giống như cho việc chèn tên nhân viên vào trước trường đoản cú “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây chính là cột Họ cùng tên);

+ Làm tựa như cho vấn đề chèn Lý vì trả chậm rì rì lương vào trước trường đoản cú “Nêu nguyên nhân chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương từ bỏ như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào câu chữ file word

6. Cách 6: Hiển thị hiệu quả và dịch rời giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã có tác dụng ở công việc trên, các bạn kích chuột vào hình tượng Preview Result (20), khi đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa các nhân viên bạn kích con chuột vào biểu tượng có số thiết bị tự 21, 22 như hình dưới.

Xem thêm: Giá Vé Công Viên Asia Park Đà Nẵng, Kinh Nghiệm Đi Công Viên Châu Á

*

Đến đây các bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn rồi!

bạn hãy tải file thực hành về trên đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: Excel
Thuc
Hanh.com

các bạn hãy theo dõi liên tiếp các bài viết trên Excel
Thuc
Hanh.com
nhằm tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và thân tặng cho nhân viên qua đường mail mà không nhất thiết phải in bạn dạng cứng và phát mang đến nhân viên.