Được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số:Cloud based, Mobility, AI,… Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn dữ liệu.
Bạn đang xem: Phần mềm quản lý công văn miễn phí
Giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt trong Vận Hành,Tối Ưu Nguồn Lực và đạt được Mục Tiêu Kinh Doanh.
Tối ưu sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng. Tư vấn thay đổi tính năng nền tảng theo mô hình quản trị và sản xuất của doanh nghiệp.
Giải pháp hoạt động ổn định cam kết theo SLA với từng doanh nghiệp, khách hàng. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ an toàn, bảo mật và có thể truy xuất mọi lúc, mọi nơi.
Giảm tối đa các chi phí văn phòng như in ấn, tìm kiếm, chi phí đầu tư hạ tầng phần cứng, phần mềm. Rút ngắn thời gian luân chuyển giấy tờ, lưu trữ.
Hoạt động ổn định trên tất cả các nền tảng hiện phổ biến hiện nay (Web, Mobile, Tablet). Có bản cài đặt trên i
OS, Android.
Tối ưu sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng. Tư vấn thay đổi tính năng nền tảng theo mô hình quản trị và sản xuất của doanh nghiệp.
Giải pháp hoạt động ổn định cam kết theo SLA với từng doanh nghiệp, khách hàng. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ an toàn, bảo mật và có thể truy xuất mọi lúc, mọi nơi.
Giảm tối đa các chi phí văn phòng như in ấn, tìm kiếm, chi phí đầu tư hạ tầng phần cứng, phần mềm. Rút ngắn thời gian luân chuyển giấy tờ, lưu trữ.
Hoạt động ổn định trên tất cả các nền tảng hiện phổ biến hiện nay (Web, Mobile, Tablet). Có bản cài đặt trên i
OS, Android.
Đăng ký
Sẵn sàng đồng hành giải quyết những thách thức phức tạp nhất của bạn với các giải pháp tùy chỉnh. Là sản phẩm được các doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn.
Nền tảng quản trị doanh nghiệp với đầy đủ tính năng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tăng năng suất lao động
Trong những năm gần đây, sử dụng các công cụ ứng dụng công nghệ hiện đại trong doanh nghiệp đã dần thay thế các phương thức quản lý, làm việc truyền thống. Do đó, các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí ngày càng được sử dụng phổ biến. Vậy ưu điểm của những phần mềm này là gì? Nên sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ nào? Mời quý học viên cùng theo dõi nội dung bài viết của chúng tôi.
1 Phần mềm quản lý văn thư lưu là gì?
Văn thư lưu trữ là một nghề khá phổ biến gắn liền với công việc văn phòng. Nhiệm vụ chính của một nhân viên văn thư là sắp xếp và lưu trữ các tài liệu của một văn phòng, doanh nghiệp. Nhân viên văn thư lưu trữ phải bảo đảm việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả nhất.Các phần mềm văn thư lưu trữ là công cụ thông minh giúp người dùng quản lý các tài liệu cần lưu trữ trong doanh nghiệp. Các phần mềm này có các tính năng giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên trực quan và dễ kiểm soát hơn. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng các phần mềm này miễn phí.
Chuyển đổi kỹ thuật số là thời điểm hoàn hảo để các doanh nghiệp tận dụng công nghệ để giải quyết các nhiệm vụ tốn thời gian. Hơn nữa, hồ sơ cần được quản lý, sau khi áp dụng phần mềm hiệu quả công việc sẽ cao hơn, tiết kiệm được nhiều chi phí và sức lực.
Phần mềm cho phép doanh nghiệp triển khai tất cả các tập tin trên một nền tảng lưu trữ duy nhất, giúp giảm thiểu gánh nặng lưu trữ hay các vấn đề phát sinh bên ngoài như hư hỏng, mất mát các tập tin quan trọng.
2 Tại sao nên sử dụng các phần mềm văn thư lưu trữ?
Không chỉ giúp cải tiến công tác quản lý tài liệu, phần mềm quản lý văn bản còn có nhiều ưu điểm vượt trội, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Với việc chuyển đổi từ văn phòng giấy sang phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc: khởi tạo, chuyển giao, lưu trữ và xử lý văn bản. Cơ sở dữ liệu được lưu trữ tập trung nên tiết kiệm được thời gian đi lại và không mất nhiều công sức tra cứu, tìm kiếm, theo dõi hồ sơ.
Đồng thời, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí mua văn phòng phẩm, in ấn tài liệu… Chi phí thuê nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ cũng sẽ được tiết kiệm đáng kể dựa vào sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm quản lý.
Nâng cao hiệu suất công việc
Khác với cách làm việc truyền thống, quản lý văn bản qua phần mềm giúp nhân viên có thể phân bổ công việc hợp lý. Tất cả các thao tác bao gồm quản lý file đến, file đi, lưu trữ file, file nội bộ… đều hoàn toàn trên hệ thống.Người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết của văn bản và xử lý dữ liệu trên phần mềm, từ đó tiết kiệm thời gian xử lý, tập trung cho các công việc khác quan trọng hơn, nâng cao hiệu suất công việc.Mặt khác, với phần mềm quản lý văn bản, cả lãnh đạo và nhân viên đều có thể truy cập, quản lý và theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, nó là một công cụ năng suất rất hiệu quả.Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng
Các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu thường tích hợp một số tính năng tuyệt vời để tối đa hóa năng suất kinh doanh như:
Người dùng có thể trao đổi thông tin nhanh chóng thông qua hệ thống phần mềm bằng cách thảo luận pháp luật, gửi tin nhắn, đăng thông báo.Người dùng dễ dàng quản lý lịch cá nhân để sắp xếp công việc khoa học.Tổng hợp và đánh giá toàn diện hiệu quả công việc và định hướng xây dựng kế hoạch mới.Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật
Một bất cập lớn của văn phòng truyền thống là việc lưu trữ hồ sơ, hồ sơ, tài liệu thủ công và tiềm ẩn nhiều rủi ro như mất, cháy, hỏng, thất lạc hồ sơ. Phần mềm quản lý văn bản đã khắc phục tối đa các vấn đề này.
Toàn bộ hồ sơ, tài liệu, hồ sơ… của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ an toàn trong một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất với độ bảo mật tối đa. Chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập, sử dụng và quản lý tài liệu. Điều này giảm thiểu rủi ro rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
3 Tổng hợp các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí
Dưới đây là tổng hợp một số phần mềm văn thư lưu trữ mà học viên có thể tham khảo. Những phần mềm này đều được nhiều cơ quan sử dụng và đánh giá cao.
Phần mềm văn thư lưu trữ Doc
Eye
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí Cloud
Office
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí DMS Lạc Việt
Đây là phần mềm quản lý tài liệu và lưu giữ hồ sơ được thiết kế cho doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng. Phần mềm là công cụ hỗ trợ quá trình thu thập, lưu trữ, khai thác và báo cáo dữ liệu thống kê trong doanh nghiệp.Phần mềm có khả năng xuất kết quả tìm kiếm ra file excel; Quản lý hồ sơ hồ sơ của các kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm thời; Khả năng dễ dàng thu thập, lưu, chỉnh sửa, sử dụng, tìm và báo cáo số liệu thống kê. Nhân viên có thể đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ nhanh chóng, dễ dàng thông qua hệ thống phần mềm.Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ EFY
Là phần mềm có thể hỗ trợ vận hành và xử lý tất cả các đơn hàng đến, đơn hàng đi, hồ sơ công việc trong tổ chức. Đặc biệt, phần mềm EFY còn cho phép số hóa hiệu quả quy trình quản lý văn bản, thu thập và lưu trữ thông tin.
Với giao diện đơn giản, chương trình thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và tăng tính chuyên nghiệp. Ngoài ra, EFY còn có khả năng thu thập, thu thập, lưu, chỉnh sửa, sử dụng, tìm và báo cáo dữ liệu thống kê và không giới hạn số lượng văn bản được lưu trữ.
Phần mềm văn thư lưu trữ Access
Hầu hết các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ. Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ truy cập, doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng.
Access sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và phân loại các tệp tài liệu hiệu quả hơn. Đảm bảo tính bảo mật cao. Hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm, quản lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng quản lý và bảo mật hiệu quả các văn bản quan trọng.
Xem thêm: Tải Bản Đồ Hành Chính Quận Bình Thạnh & Quy Hoạch Mới Nhất 2023
Trên đây là tổng hợp một số phần mềm văn thư lưu trữ mà học viên có thể tham khảo. Hy vọng bạn có thể đưa ra những đánh giá về các phần mềm này, từ đó lựa chọn sử dụng phần mềm phù hợp với yêu cầu công việc. Mọi thắc mắc về chứng chỉ nghiệp vụ văn thư lưu trữ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.