Cookies giúp bạn dùng website hiệu quả hơn và nhận thông tin phù hợp. Khi cho phép tất cả, bạn đồng ý với cách dùng Cookies được nêu trong trang Thông tin về Cookies. Bạn có thể thay đổi lựa chọn này bất kỳ lúc nào.

Bạn đang xem: Cách sử dụng email hiệu quả


*

Email sẽ là bạn đồng hành của bạn trong quá trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. “Giắt túi” những quy tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email thuần thục và chuyên nghiệp.

1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên có vai trò quyết định việc mọi người có mở ra đọc ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần tươm tất từ tiêu đề đến nội dung. Đặc biệt, trong các trường hợp gửi email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ:
hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email. Tuyệt đối tránh những email với những biệt danh quá “teen” như “babyboy
...” hay “co_gai_mong_mo
...”.

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)

*

Trong công việc, bạn có thể sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau. Để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.

4. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… để giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… khiến chữ ký email chỉn chu và chuyên nghiệp hơn.

5. Tránh những lời chào quá thân mật

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật theo “văn nói” tại nơi làm việc (chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn") hay rút gọn tên gọi của họ (hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike"). Việc này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ quá thân thiết với bạn. Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.

6. Hạn chế dùng dấu chấm than, thán từ

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ, dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" và đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than một lần duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân.

Ngoài ra, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai ý nghĩa của email bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.

*

7. Hài hước đúng chỗ

Những điều dễ khiến ta thấy buồn cười khi nói nhưng lại có thể trở nên cợt nhả và không còn hài hước khi được viết ra và dễ gây hiểu lầm. Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước, những câu bông đùa khỏi email trừ khi bạn biết rõ về người nhận.

8. Để ý đến khác biệt văn hóa

Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp.Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe.Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.

9. Đọc lại email trước khi gửi

*

Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thì người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi nhấn nút “Send”.

10. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email

Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.

11. Lưu ý cách trình bày email

Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài và chi chít chữ mà không có các đoạn cách dòng, khiến người đọc không có cảm tình ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

12. Giữ đầu óc thoải mái và tinh thần điềm tĩnh khi viết email

Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn đó là hãy giữ tinh thần thoải mái vài giờ hay qua hôm sau mới duyệt gửi đối với những email quan trọng. Đặc biệt, bạnkhông nên phản hồi email khi giận dữ vì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường.Có thể đọc thành tiếng nội dung của thư, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá "chua chát, dữ dội" thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp.

Quản lý email đang trở thành một trong những kỹ năng cần có của bất kỳ ai. Bởi sự phát triển của công nghệ trong thời đại hiện nay là điều không thể tránh khỏi.


Thế nào là cách sử dụng email hiệu quả?

Ngày nay, email (thư điện tử) đã trở thành một phương tiện liên lạc thông dụng, đặc biệt là khi gửi thư hoặc hồ sơ xin việc. Vì vậy sử dụng email thế nào cho đúng cách, quản lý email thế nào cho hiệu quả hay cần ghi nhớ những nguyên tắc nào để sử dụng email chuyên nghiệp… là những điều rất quan trọng, để chúng ta nhận được sự đánh giá cao từ người khác. Thế nhưng không ít người lại có xu hướng sử dụng email theo cảm tính, thậm chí cẩu thả hoặc phớt lờ những hướng dẫn về cách sử dụng email đúng cách, dẫn đến nhiều hệ quả không tốt cho bản thân mình cũng như những người xung quanh.

Chúng ta sử dụng email hằng ngày trong cuộc sống của mình. Vậy có bao giờ bạn tự hỏi mình có đang sử dụng email hiệu quả không và thế nào được hiểu là sử dụng email hiệu quả.

Sử dụng email hiệu quả giúp bạn tăng năng suất làm việc lên gấp 2 lần. Sử dụng email hiệu quả là khi bạn thỏa mãn được những yêu cầu như sau:

1. Sử dụng email đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ

Dù tối ưu và có ích lợi ra sao, thì bạn hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy chỉ sử dụng email trong những trường hợp cần thiết như:

Nội dung liên lạc cần được lưu lại
Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp


*
Cài đặt email chuyên nghiệp

Để bạn được người nhận đánh giá cao thông qua những email mà bạn gửi đi, hãy tiến hành cài đặt email của mình thật chuyên nghiệp, thông qua việc ghi nhớ và thực hành những nguyên tắc sau:

Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

Và đặc biệt, tên email là điều bạn nên cài đặt đầu tiên. Đừng gửi đi một email trang trọng cho đối tác dưới những nickname như: , , ,… Điều này sẽ khiến đối tác của bạn đánh giá không tốt về bạn, từ đó khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội.

3. Tuân thủ những quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

Mỗi email chỉ viết về một vấn đề
Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ giới trẻ hay viết sai chính tả
Cách hàng giữa các ýỞ cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

4. Viết tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu

Đối với những người phải xử lý quá nhiều email mỗi ngày thì Tiêu đề thư chính là điều quyết định họ có đọc email của bạn hay không. Đừng viết một tiêu đề quá dài hay không rõ nghĩa, thay vào đó hãy trình bày rõ ràng, một câu ngắn gọn và dễ hiểu.

Hãy đảm bảo email của bạn có các phần cần thiết như: mở đầu, nội dung chính, kết thúc vấn đề, liên hệ,… Hãy trình bày một cách rõ ràng, để người nhận dễ dàng tiếp nhận và phản hồi cho bạn dễ dàng.

5. Tránh gửi tệp đính kèm khi không cần thiết

Tệp đính kèm là một trong số những điều mà người nhận rất ghét, trừ trường hợp cần thiết. Bởi vì để xem được tệp đính kèm, người xem phải tốn thêm quy trình nhấp mở hoặc tải xuống. Chính vì vậy, nếu không thực sự cần thiết, hãy trình bày nội dung thẳng vào email.


*
Tránh gửi tệp đính kèm khi không cần thiết

6. Vai trò của bạn

Hãy lưu ý là bạn đã nắm rõ các khái niệm về vai trò của bạn khi gửi thư, bao gồm:

To: email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
Bcc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên nhấp «Phản hồi tất cả»

9 mẹo quản lý email hiệu quả


*
9 mẹo quản lý email hiệu quả

Chính vì chúng ta sử dụng email khá nhiều trong công việc, nên việc quản lý email hiệu quả là thực sự cần thiết, để tránh trường hợp chúng ta mất quá nhiều thời gian. Và sau đây là 9 mẹo quản lý email hiệu quả mà tmec.edu.vn giới thiệu đến bạn:

1. Xử lý thư của bạn mỗi ngày một lần

Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát được email và trạng thái công việc của mình. Bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ email nào được gửi đến. Xử lý email mỗi ngày giúp bạn biết được cần giữ lại điều gì và xóa bỏ những thư rác ra sao. Điều này cũng sẽ giúp bạn không biến email của mình thành một đống rác, để mỗi lần mở email bạn sẽ bị “chết chìm” trong vô số thư từ chưa đọc, thư quảng cáo, thư từ mạng xã hội,…

2. Ưu tiên 20% email, trì hoãn 80% những cái còn lại

Quy tắc 80/20 giúp bạn phân loại được mức độ quan trọng của những email được gửi đến. Hầu hết sẽ chỉ có 20% email là thực sự quan trọng với bạn. Ví dụ như thông tin về tuyển dụng nhân sự, địa điểm phỏng vấn, cơ hội kết nối, đầu mối kinh doanh, lịch đào tạo nhân sự của công ty,… Hãy tập trung giải quyết chúng càng sớm càng tốt. Còn 80% còn lại sẽ ít quan trọng hơn hoặc là thư rác.


*
Ưu tiên 20% email, trì hoãn 80% những cái còn lại

3. Hãy lập thư mục “Phản hồi trước x ngày”

Gửi thư cần bạn trả lời vào thư mục “Phản hồi trước x ngày“, trong đó x là ngày trong tuần. Bằng cách này, bạn sẽ không bị áp lực phải trả lời ngay lập tức. Bạn sẽ có thêm thời gian để đọc nó và suy nghĩ kỹ cho đến khi trả lời (trung bình 3-8 ngày kể từ ngày nhận được thư).

4. Tạo trả lời mẫu nếu bạn thường gửi các câu trả lời tương tự

Hãy dành thời gian để lưu câu trả lời mẫu cho các email có nội dung giống nhau hoặc tương tự nhau mà bạn thường nhận được. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp bạn thảnh thơi hơn.

5. Chỉ đọc những email có liên quan

Chỉ đọc những email liên quan tới bạn và có tính quan trọng. Hãy bỏ qua những email quảng cáo hay thư rác,… Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp thư trong gmail. Đọc những mail liên quan đến nhau giúp không bị xao nhãng và tiết kiệm thời gian để xử lý các vấn đề khác.

6. Cấu trúc thư của bạn thành các danh mục

Gmail có một tiện ích bổ sung cho phép bạn gắn nhãn cho thư trong gmail (Cài đặt> Nhãn dán) cho email. Hãy tận dụng chúng để quản lý email tốt hơn.

7. Sử dụng bộ lọc

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc cho phép tìm kiếm thư cũ. Bằng cách nhập địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung,… Bạn cũng có thể áp dụng những phần mềm quản lý email chuyên nghiệp. Điều giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian so với việc ngồi kéo cả một list email dài thòng.

8. Sử dụng quy tắc 1 phút khi trả lời

Nếu email chỉ mất 1 phút để trả lời, hãy trả lời ngay lập tức và lưu trữ. Điều này giúp bạn xử lý vấn đề nhanh hơn và dành thời gian cho những việc quan trọng hơn.

9. Hãy hủy đăng ký những thứ bạn không đọc

Hủy đăng ký những mail mà bạn không còn quan tâm nữa. Điều này giúp bạn ngưng nhận hàng tá thư từ vô bổ. Hơn nữa, việc sắp xếp email cũng trở nên dễ dàng hơn. Giúp email của bạn gọn gàng hơn và dễ quản lý hơn.

Kết luận

Hy vọng 9 mẹo hay về quản lý email mà tmec.edu.vn đã chia sẻ trên đây, sẽ giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn, xử lý công việc nhanh chóng hơn và được đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bản thân thông qua việc sử dụng email.

Xem thêm: Lời bài hát yêu xa cần tin nhắn cherry nguyễn, yêu xa cần tin nhắn( cover)

tmec.edu.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, Top
CV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự Test
Center.