Những quy tắc về đặt tên thư mục
Chúng ta có thể tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên thư mục tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả tổ chức quản lý. Khi đặt tên thư mục cần lưu ý một số nội dung sau: Hạn chế sử dụng tiếng việt có dấu. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi tương tác với thư mục sử dụng tiếng việt có dấu. Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt. Có quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file (một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự). Nếu vượt quá độ dài tối đa, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó. Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này giúp khi mở tới thư mục có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa vào đặc điểm tên thư mục. Thường sử dụng các số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.Bạn đang xem: Cách quản lý folder hiệu quả
Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết về công việc quản lý công văn, giấy tờ của bộ phận Hành chính nhân sự:
- Thư mục Document hay Download của bạn có khoảng vài trăm file, hàng chục cái folder. Bạn để lẫn lộn nào là file tài liệu, file hình ảnh, MP3, phim một cách lộn xộn.
- Bạn phải dùng tới tính năng tìm kiếm file mỗi lần muốn mở file nào đó, và đôi khi bạn không thể tìm được file đó vì bạn thậm chí không nhớ nổi tên.
- Bạn lưu hết hình vào 1 folder, lưu hết file Word vào một folder, hay lưu tất cả file Power
Point vào cùng một folder luôn, hoặc lưu hết file bài học vào một folder mà không phân cấp.
- Hoặc chỉ có bạn mới có khả năng sử dụng laptop của mình, bạn bè hay đồng nghiệp phải chịu thua trong việc sử dụng nó.
Vậy thì đã đến lúc các bạn cần thực hiện bố trí, sắp xếp folder sao cho gọn, khoa học. Sau khi đã thực hiện sắp xếp ngăn nắp thì đây cũng chính là nền tảng cho thói quen quản lý các file cho mình thật ngăn nắp.
1. Phân loại file theo công việc
Thay vì lưu hết các file cùng định dạng vào một folder thì trước khi sắp xếp bạn hãy đặt cho mình một câu hỏi: Những công việc gì khiến bạn phải làm việc với file? (File cá nhân, file làm ở công ty toàn thời gian, file làm ở chỗ part time, file làm tự do).
Trả lời được câu hỏi này, bạn sẽ hình dung được cấu trúc tổng quát của cây thư mục mà bạn cần chia, và cũng là cách rất gọn gàng để sắp xếp, tìm kiếm file được sử dụng nhiều.
Để khỏi quên hay bỏ sót, bạn có thể vẽ ra giấy hay xài một app nào đó để phác thảo mindmap cho bản thân, riêng được những thứ cho công việc và những thứ chỉ dành cho bản thân một cách phù hợp.
2. Sử dụng các thư mục có sẵn của hệ điều hành
Nếu bạn lười phác thảo mindmap cho bản thân hoặc cảm thấy việc tự phân chia các file theo công việc mất thời gian và không đảm bảo thì bạn có thể sử dụng luôn các thư mục có sẵn của hệ điều hành.
Dù là Windows hay mac
OS thì máy tính đó đã có sẵn một số thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta. Vừa có sẵn loạt shortcut trên Windows Explorer / Finder để truy cập nhanh, vừa được hệ điều hành quét sẵn và luôn theo dõi để tăng tốc độ search khi cần.
Trên Windows và mac
OS, những thư mục sau đã được tạo sẵn:
- Music: chứa nhạc
- Document: chứa mọi loại tài liệu của bạn
- Movie/Video: chứa các file video
- Photos/Pictures: chứa tất cả các thể loại hình ảnh
- Download: chứa mọi file bạn download về máy
3. Phân loại file theo công dụng, chức năng, nội dung
Sau khi đã có cấu trúc thư mục cha bằng cách tự phân loại hoặc sử dụng các thư mục có sẵn của hệ điều hành thì bạn hãy chia tiếp folder công việc thành nhiều dự án nhỏ, mỗi folder dự án chứa tất cả các file có liên quan.
Cách quản lý này tạm gọi là quản lý tập trung (centralized), nhờ đó mà bạn sẽ tìm rất nhanh. Ví dụ có ai hỏi bạn về báo giá, bạn cứ đi vào đúng folder với tên của dự án là thấy, không cần nhớ thêm định dạng của file.
Đừng ngại phân chia nhiều lớp thư mục con, tuy nhiên việc phân chia thư mục con nên làm ở mức độ vừa phải, xuống cỡ 4-5 lớp thư mục con là vừa.
4. Đặt tên file theo tiêu chuẩn chung
Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên mac
OS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động tốt hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn.
Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau:
< Nội dung chính > _ < Tên công ty / khách hàng > _ < phiên bản > _ < năm-tháng-ngày >
5. Dùng cố định một cách sắp xếp file trên mọi máy
Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo cách sắp xếp đó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay One
Drive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo.
Xem thêm:
Làm như vậy bạn sẽ không bị nhầm lẫn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần đồng bộ lại dữ liệu cũ.