Lập kế hoạch bảo trì (Planned Maintenance) và Lập lịch bảo trì (Scheduled Maintenance) đều là các hoạt động trong chiến lược bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance), dựa trên cách tiếp cận chủ động bảo trì máy móc, thiết bị. Hai hoạt động này này mang tính bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Cụ thể hơn, lập lịch bảo trì sẽ xảy ra khi việc lập kế hoạch kết thúc. Mặc dù có sự tương đồng nhưng bảo trì theo kế hoạch và bảo trì theo lịch trình cũng có những điểm khác biệt.
Bạn đang xem: Cách lập kế hoạch bảo trì
Lập kế hoạch bảo trì là gì
Lập kế hoạch bảo trì hay còn gọi là bảo trì theo kế hoạch (tiếng Anh: Planned Maintenance) đề cập đến quá trình bảo trì máy móc, thiết bị với những đòi hỏi cụ thể, chi tiết, rõ ràng về nguồn lực cần thiết để giải quyết sự. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được sự cố kỹ thuật nào sẽ được giải quyết cũng như mức độ hoàn thành của hoạt động đó.
Quá trình lập kế hoạch bảo trì được bắt đầu với việc kiểm tra và xác định các vấn đề tiềm ẩn của thiết bị, tiếp nối với một bản mô tả quy trình các bước để khắc phục sự cố được dự báo, những chuẩn bị trong mua sắm công cụ, bộ phận thay thế cần thiết và cuối cùng là thiết lập danh sách công việc cần làm trong quá trình bảo trì theo thứ tự mức độ ưu tiên giảm dần cùng thông tin cụ thể về thời hạn hoàn thành từng công việc đó.
Quy trình lập kế hoạch bảo trì giúp nhân viên kỹ thuật có thể nắm được những việc mà họ phải hoàn thành một cách dễ dàng, hạn chế những sự cố và lãng phí không đáng có trong quá trình bảo trì. Toàn bộ hoạt động bảo trì trong doanh nghiệp cũng nhờ vậy mà được diễn ra hiệu quả.
Ví dụ về hoạt động bảo trì theo kế hoạch có thể dễ dàng tìm thấy tại các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải. Ở lĩnh vực này, bảo trì theo kế hoạch thường được áp dụng thông qua hoạt động bảo dưỡng định kỳ với mục đích kéo dài tuổi thọ cho các phương tiện vận hành của doanh nghiệp. Một bản kế hoạch về quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) sẽ được thiết lập cung cấp thông tin để các kỹ thuật viên có thể đối chiếu và phát hiện những rủi ro về sự cố, sai lỗi của phương tiện, nắm được các bước cần làm đối với từng rủi ro về sự cố cũng như những linh kiện thay thế cần thiết cho việc bảo trì, bảo dưỡng.
Lập lịch bảo trì là gì
Lập lịch bảo trì (tiếng Anh: Scheduled Maintenance) là hoạt động tập trung trả lời hai câu hỏi cho doanh nghiệp:
Khi nào các nhiệm vụ về bảo trì theo kế hoạch sẽ được thực hiện?Nhiệm vụ bảo trì theo kế hoạch sẽ được thực hiện bởi ai?
Nếu lập kế hoạch bảo trì là làm rõ những rủi ro kỹ thuật đối với máy móc, vạch ra các bước khắc phục, những yêu cầu về công cụ, thiết bị thay thế cần thiết và những ưu tiên về hiệu quả, chi phí thì lập lịch bảo trì lại nhấn mạnh yếu tố con người cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành kế hoạch bảo trì đó.
Như vậy, lập lịch bảo trì là bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch bảo trì kết thúc, với mục tiêu là đảm bảo mọi hoạt động bảo trì đều được hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định.
Việc phân công nhiệm vụ bảo trì có thể được thực hiện thông qua ghi chép hoặc các ứng dụng, phần mềm trên máy tính. Lập lịch bảo trì được thiết lập dựa trên những đề xuất về bảo trì từ phía nhà sản xuất cũng như những lĩnh vực đặc thù riêng của doanh nghiệp.
Tiếp nối ví dụ về hoạt động bảo trì xe đối với các hãng vận tải. Sau khi hoạt động lập kế hoạch bảo trì hoàn thành, nhóm phụ trách quản lý chất lượng xe sẽ tiến hành lập lịch bảo trì. Nói cách khác, họ sẽ phân công các hoạt động bảo trì cho từng kỹ thuật viên cụ thể dưa trên thời gian bảo trì mà nhà sản xuất xe khuyến nghị cũng như dựa trên thời gian sử dụng của xe. Ví dụ, xe sẽ phải thay dầu động cơ sau mỗi 3.000 km.
Một số liệu nghiên cứu tại Mỹ cho thấy: Cứ 1 đô la Mỹ đầu tư cho bảo trì công nghiệp hợp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được ít nhất 5 đô la/năm. Vậy quản lý bảo trì là gì? Những công nghệ nào được ứng dụng trong quản lý bảo trì?
So sánh việc lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì
| Lập kế hoạch bảo trì | Lập lịch bảo trì | |
| Định nghĩa | Cụ thể hóa các hoạt động cần thực hiện, công cụ và thiết bị thay thế cần thiết để xử lý một sự cố, sai lỗi ở máy cụ thể. | Chỉ ra người phụ trách hoạt động bảo trì và thời gian cụ thể cho hoạt động đó. |
| Tình huống ứng dụng | Khi thiết bị, máy móc tại doanh nghiệp được phát hiện có những rủi ro về sai lỗi, sự cố. | Khi hoạt động bảo trì theo kế hoạch hoàn thành. |
| Yêu cầu nguồn lực | – Công cụ lưu trữ thông tin về các nhiệm vụ bảo trì – Danh sách các chẩn đoán về rủi ro sai lỗi, sự cố ở máy – Danh sách các công cụ, các thiết bị thay thế cần thiết – Tài liệu hướng dẫn về quy trình bảo trì – Trình tự các bước cần thực hiện trong hoạt động bảo trì | – Công cụ hỗ trợ phân công, giao nhiệm vụ – Lịch trình cho từng hoạt động bảo trì cụ thể – Chi tiết người phụ trách từng hoạt động bảo trì |
| Thực tiễn áp dụng tại doanh nghiệp | Người phụ trách bảo trì theo kế hoạch liệt kê danh sách các hoạt động bảo trì và tập hợp các nguồn lực cần thiết rồi chuyển đến người phụ trách bảo trì theo lịch trình. | Người phụ trách lập lịch bảo trì nhận kế hoạch bảo trì và lên lịch nhiệm vụ cùng thời gian hoàn thành cho kỹ thuật viên phù hợp. |
Mối quan hệ giữa lên kế hoạch và lập lịch bảo trì
Mặc dù lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì có những sự khác biệt, nhưng, cả hai hoạt động này có mối liên hệ chặt chẽ và không thể tồn tại tách rời. Việc bảo trì theo kế hoạch mà không có lịch trình phù hợp có thể dẫn đến sự mập mờ trong phân công trách nhiệm bảo trì dẫn đến những chồng chéo, trì trệ về nhiệm vụ cần hoàn thành. Máy móc, thiết bị cũng từ đó mà có nguy cơ gặp phải thời gian chết (downtime) không có kế hoạch, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu chỉ lập lịch bảo trì mà không có kế hoạch phù hợp, người phụ trách bảo trì sẽ gặp nhiều khó khăn như thiếu vật liệu, công cụ làm việc cũng như các tài liệu hướng dẫn cần thiết. Vì vậy, sẽ rất khó để đảm bảo được chất lượng bảo trì.
Quy trình lập kế hoạch và lập lịch bảo trì
Một quy trình lập kế hoạch và lịch trình bảo trì thường bao gồm 5 bước:
Bước 1: Xác định vấn đề kỹ thuật ở các thiết bị, máy móc đang hoạt động tại doanh nghiệp. Sắp xếp các sai lỗi đó theo mức độ ưu tiên giảm dần.
Bước 2: Mua sắm, trang bị các nguồn lực, vật liệu và dịch vụ cần thiết cho hoạt động bảo trì.
Bước 3: Kế hoạch chi tiết của từng hoạt động bảo trì kèm thời gian thực hiện được phân công cho từng kỹ thuật viên cụ thể.
Bước 4: Kỹ thuật viên tiến hành xử lý sai lỗi, sự cố ở máy được giao theo thời gian chỉ định và cập nhật tiến độ hoàn thành đến người phụ trách thiết bị sau khi khắc phục xong sự cố.
Bước 5: Đánh giá hoạt động bảo trì và đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng phù hợp.
Lợi ích của việc bảo trì theo kế hoạch và theo lịch trình
Bảo trì theo kế hoạch và bảo trì theo lịch trình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể là:
Giảm thời gian máy ngừng: Khi các nhiệm vụ bảo trì được lên kế hoạch và có lịch trình phân công cụ thể, các vấn đề nhỏ có thể được xử lý trước khi chúng phát triển thành các vấn đề lớn hoặc lỗi thiết bị, từ đó, hạn chế thời gian máy ngừng đột ngột.Giảm chi phí bảo trì: Lập kế hoạch và lên lịch bảo trì trong những giai đoạn ban đầu khi sự cố được phát hiện sớm giúp làm giảm đáng kể chi phí bảo trì và hạn chế các chi phí thay mới cho thiết bị, đặc biệt là những thiết bị đắt đỏ, khó thay thế của doanh nghiệp.Cải thiện tuổi thọ của thiết bị.Hạn chế sự cố, tai nạn lao động: Khi máy móc ở trong tình trạng tốt, người lao động có môi trường làm việc an toàn và đảm bảo hơn.Bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị là những việc làm vô cùng quan trọng và cần thiết. Mục đích của việc làm này là đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động bình thường, giúp đảm bảo năng suất lao động. Trong bài viết này, Phúc Bình sẽ cùng bạn tìm hiểu quy trình bảo trì bảo dưỡng theo 6 bước.
Vì sao cần bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc
Vì sao cần bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị?
Việc bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị rất quan trọng. Chúng ta cần thực hiện để mang lại những lợi ích như:
Đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra ổn định
Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, kiểm tra, giám sát
Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu cũng như hiệu quả sử dụng của các trang thiết bị, máy móc
Giảm thiểu hao mòn, hư hỏng, thất thoát của thiết bị
Khi bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, bạn có thể quy rõ trách nhiệm của các cá nhân cũng như phòng ban, bộ phận trong việc bảo vệ tài sản của công ty, tránh tình trạng thiết bị hư hỏng nặng.
Đối tượng áp dụng quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc
Quy định về bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị sẽ phù hợp với các đối tượng sau:
Toàn thể cán bộ nhân sự phòng ban thuộc khu vực văn phòng, khối kinh doanh dịch vụ
Các công ty, đơn vị cung cấp sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng
Quy tình bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc gồm 6 bước
6 bước thực hiện bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị
Để thực hiện bảo trì bảo dưỡng máy móc, thiết bị, chúng ta cùng thực hiện theo 6 bước sau:
Lập kế hoạch
Trước tiên, chúng ta cần lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ. Thường bước này do bộ phận kỹ thuật thực hiện. Các công việc cần chuẩn bị là:
Hệ thống lại danh sách và ghi chép thời gian bảo trì theo quy định của nhà sản xuất
Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng theo thời gian, tên thiết bị, vị trí đặt, loại máy móc, nội dung thực hiện, đơn vị thực hiện, người giám sát
Làm đề xuất thực hiện
Trưởng phòng kỹ thuật sẽ thực hiện làm đề xuất bảo trì, bảo dưỡng. Các bước cần làm đó là:
Làm đề xuất theo biểu mẫu
Đính kèm kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng với phiếu đề xuất
Gửi đề xuất sang phòng hành chính nhân sự trước thời gian thực hiện ít nhất 3 ngày
Xác nhận thông tin và nhận phê duyệt
Bước tiếp theo của quy trình bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị là xác nhận thông tin và phê duyệt. Bước này thường thực hiện tại phòng hành chính, nhân sự. Các công việc cần thực hiện như sau:
Tiếp nhận đề xuất từ trưởng phòng kỹ thuật
Xem xét và xác nhận thông tin, phê duyệt căn cứ dựa trên tính hợp lý, độ tin cậy
Tổng thời gian xác minh và báo cáo kết quả phê duyệt không quá 3 ngày làm việc
Tiến hành bảo trì và bảo dưỡng
Sau khi các bộ phận xác nhận, chúng ta sẽ tiến hành bảo trì, bảo dưỡng. Thường bước này sẽ do nhà cung cấp/ kỹ thuật thực hiện với các bước làm sau:
Bộ phận kỹ thuật liên hệ nhà cung cấp hoặc bố trí nhân viên thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
Tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo nội dung đã phê duyệt trước đó
Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ theo nhu cầu
Kiểm tra và nghiệm thu
Bước tiếp theo, chúng ta sẽ cùng phòng hành chính nhân sự hoặc trưởng phòng kỹ thuật kiểm tra và nghiệm thu. Các bước cần làm đó là:
Tiến hành giám sát quá trình bảo hành, bảo dưỡng trang thiết bị máy móc
Cam kết trung thực trong quá trình kiểm tra
Lập biên bản nghiệm thu và ghi nhận kết quả bảo trì, bảo dưỡng
Tổng hợp và lưu hồ sơ để theo dõi
Phòng hành chính nhân sự sẽ thực hiện tổng hợp và lưu hồ sơ theo dõi.
Xem thêm: Lời Bài Hát Sầu Lẻ Bóng 1 - Lời Bài Hát Sầu Lẻ Bóng (Anh Bằng)
Tổng hợp số liệu và ghi chép vào sổ theo dõi theo biên bản nghiệm thu
Báo cáo tình hình bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc với Ban giám đốc vào mỗi tháng
Cuối cùng là kết thúc quy trình bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Thời gian bảo trì có thể thay đổi tùy theo từng loại máy móc, trang thiết bị. Phúc Bình hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích.
Liên kết web: cửa cuốn || cửa cuốn Đức || cửa nhôm || cửa nhôm vân gỗ || cửa sổ giả gỗ || bếp công nghiệp || tủ nấu cơm công nghiệp || nồi nấu phở bằng điện