Excel là chỗ mà bạn cũng có thể thoải mái lập ra một loạt những file dữ liệu khác nhau, với hàng nghìn hàng nghìn những thông tin khác nhau. Tuy nhiên khi lưu file lại là một trong vấn đề khiến cho nhiều bạn do dự bởi bao gồm file với dung tích khá béo và khôn xiết nặng, vậy nên có cách giảm dung tích file Excel mang đến nhẹ và thuận lợi khi giữ không? quan sát và theo dõi hết nội dung bài viết dưới đây, độc giả thắc mắc sẽ có những giải thuật cho mình cùngtheo dõi.
Bạn đang xem: Cách giảm dung lượng file excel
1. Tại sao & ích lợi giảm dung tích file Excel
Người dùng đôi khi vẫn không hiểu nhiều nguyên nhân lý do không giữ được tệp tin hay có thể nói bạn cũng không biết tại sao file của bạn lại nặng dung lượng như vậy.
Nguyên nhân khiến cho file Excel nặng, vận tốc xử lý chậm
Là người thường xuyên làm việc với Excel bạn chắc chắn là đã gặp phải triệu chứng file Excel của mình tải hết sức chậm tương tự như thao tác chạm chán nhiều cực nhọc khăn. Dưới đây là một số lý do như:
- áp dụng nhiều định dạng khác nhau gây ra lỗi tệp tin Excel
- tệp tin excel cất hình hình ảnh có độ phân giải cao hoặc có công thức phức tạp
- có không ít ô trong bảng tính không thực hiện nhưng được định hình sẽ gây ra tình trạng lỗi file giải pháp xử lý chậm.
Lợi ích bài toán giảm dung lượng file Excel
- Giúp ngày càng tăng tốc độ sử lý tệp tin Excel
- Việc chia sẻ thông tin dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng dàng.
- ko cần áp dụng đến những ứng dụng giải nén.
8 biện pháp giảm dung lượng file Excel hiệu quả
1.Lưu file bên dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel
Tuy nhiên đấy chưa phải là cách duy độc nhất để rất có thể từ tại sao đưa ra phương án tốt nhất. Bạn không cần thiết phải khó khăn khám phá nguyên nhân, với một số trong những biện pháp làm giảm dung lượng file dưới đây thì câu hỏi xử lý cũng trở thành dễ dàng hơn.
Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên đó là định dạng lại đuôi khi lưu. Với cách làm này chúng ta có tệp tin excel của người tiêu dùng là tệp tin Excel thuộc phiên bản 2003 mở tệp tin ra bên trên phiên bạn dạng thuộc phiên bạn dạng 2007 trở đi và save lại cùng với .xlsx. Là định dạng đuôi mang lại file lưu của người tiêu dùng thì chúng ta có thể làm mang đến file của khách hàng nhẹ đi tương đối nhiều đấy, dung tích file cũng không hề nặng.
Bước 1: Bạn triển khai mở Excel lên, tiếp đó nhấpđúp con chuột vào ứng dụng Exel màu white với chữ X màu xanh lá, sau đó, chúng ta nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... (mở) rồi chọn file đề nghị thao tác.
Xóa data links
Bước 2: kế tiếp chọn Break link để chứng thực là xong.
Xóa data links 1
5.Xóa watch windows
Bước 1: Mở file excel mà bạn muốn thực hiện tại xóa Watch Window.
Xóa watch windows
Bước 2: Chọn Formulas > lựa chọn Watch Window.
Xóa watch windows 1
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Xóa watch windows 2
Sau khi thực hiện xong bước này là ngừng xóa Watch Window.
6. Thải trừ các Name Range vào file
Excel
Bước 1: Mở tệp tin excel chúng ta muốn xóa Named Range.
Xóa bỏ Name Range
Bước 2: lựa chọn Formulas > lựa chọn Name Manager.
Xóa vứt Name Range 1
Bước 3: Chọn thương hiệu bị lỗi mà bạn muốn xóa > nhấn Delete.
Xóa bỏ Name Range 2
Bước 4: Nhấn OK nhằm xác nhận.
Xóa quăng quật Name Range 3
7.Cắt giảm ô tính nghỉ ngơi vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn những hàng/cột trống bằng tổng hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi thương hiệu phải/xuống > nhấn vào phải vào vị trí bôi black và lựa chọn Delete để xóa những vùng chưa sử dụng nhằm mục đích giảm dung tích file.
Cắt sút ô tính nghỉ ngơi vùng chưa đề xuất sử dụng
Vậy đó cũng làcách có tác dụng file excel nhẹ nhàng hơn khi bạn muốn chuyển file đi bất kể đâu sẽ cấp tốc hơn.
8. Sử dụng chương trình diệt Virus Macro
Cách làm cho giảm dung lượng File Excel tiếp theo bạn có thể tham khảo kia là sử dụng chương trình diệt virus. Công tác diệt vi khuẩn Macro thường hay bị lây truyền nhiễm trên các file văn bản, nó có tác dụng tăng dung lượng thực tế của những file tài liệu bị nhiễm. Lốt hiệu nhận thấy của phần đông file Excel bị lan truyền virus kia là khi bạn mở file, công tác Excel sẽ auto mở thêm phần đông sheet mới có tên là "yyyyy" hoặc "Book1" và lộ diện kèm thêm chú ý Macro.
Để có tác dụng giảm dung tích của phần lớn file này chúng ta phải dùng ứng dụng diệt virus với sự lựa chọn chẩn đoán Macro để đào thải những Macro không ước ao muốn.
Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là hoàn toàn có thể tiêu diệt virus tuy vậy lại không tàn phá được một phương pháp hoàn toàn. Do đó, dung tích của tệp tin Excel rất có thể vẫn khôn cùng cao. Để khắc phục một giải pháp triệt để thì các bạn cần:
- Mở tệp tin Excel cùng copy toàn cục dữ liệu sang một file Excel khác.
- Mở 1 tệp tin Excel bắt đầu và paste nội dung vừa copy sang file Excelvà lưu giữ lại.
- Xóa tệp tin Excel cũ.
Bạn hãy thử áp dụng ngay cho việc làm giảm dung tích file của chính bản thân mình xem nào. Vậy là từ sau các bạn sẽ không chạm chán khó khăn trong quy trình lưu tệp tin nhé, bạn sẽ hoàn thành các bước và bài toán học kế toán onlinemột bí quyết suôn sẻ.
Mời chúng ta đọc quan tâm đến chủ đề tin học văn phòng cùng đa số chủ đề hot kháctại Unica!
Với câu hỏi nhập nhiều tài liệu và lưu trữ nhiều chủng loại các hình hình ảnh trong trang tính Excel, việc đó sẽ làm cho dung tích của file ngày càng nặng hơn, có thể sẽ gây khó khăn trong việc chia sẻ, giữ hộ dữ liệu cho tất cả những người khác do file quá nặng trĩu (đơn cử như gmail chỉ cho phép gửi file tối đa 25MB). Vậy nếu như khách hàng đang gồm một tệp tin excel thừa nặng, đừng lo, bài viết dưới đây sẽ chỉ cho chính mình các cách giảm dung tích file Excel một bí quyết tối ưu.
Xóa bỏ dữ liệu thoát ra khỏi file
Để giảm dung lượng file triệt để, bạn phải xóa bỏ các dữ liệu ẩn mà trong quá trình thao tác làm việc với excel mà các bạn vô tình tạo ra. Điều này để giúp dung lượng của tệp tin sẽ sụt giảm đôi phần.
Bước 1: từ bỏ thanh công cụ, lựa chọn tab File. Từ bây giờ một bảng option đã hiện ngang ra, các bạn chọn vào mục Info > thường xuyên chọn Check for Issues > chọn tiếp Inspect Document.
Bước 2: Sau đó, một bảng Document Inspector vẫn hiện ra, tại đây, bạn chọn Inspect để kiểm tra các dữ liệu ẩn, liên tiếp chọn vào Remove All để xóa bọn chúng đi.
Cách giảm dung lượng file Excel - Nén file
Thông thương, các trang tính Excel sẽ rất ít khi xuất hiện thêm các tệp tin hình ảnh. Mặc dù nhiên, nếu như trong tệp tin Excel của người tiêu dùng có trường thọ hình ảnh, hãy làm theo cách sau để giảm dung tích file nhé!
Bước 1: Nhấn chọn vào ảnh mà bạn muốn nén, từ bỏ thanh công cụ, lựa chọn Format (hoặc Picture Format) > lựa chọn tiếp vào Compress Pictures.
Bước 2: Tại hành lang cửa số Compress Pictures, vứt chọn Apply only to lớn this picture. Sau đó, chúng ta chọn vào thiết lập E-mail (96 ppi): minimize document form size for sharing, ở đầu cuối nhấn lựa chọn OK hoặc nhấn nút Enter trên bàn phím.
Xóa format cột với hàng
Nếu như trong tệp tin Excel của bạn có khá nhiều cột cùng hàng dư thừa, bạn nên xóa bọn chúng đi nhằm giảm dung tích file Excel xuống. Bạn chỉ việc nhấn giữ Ctrl hoặc Shift và chọn những cột, hàng phải xóa, sau đó click chuột phải vào chúng, chọn Delete.
Xóa định dạng bao gồm điều kiện
Định dạng có điều kiện là một tính năng giúp cho tất cả những người dùng search kiếm dữ liệu quan trọng đặc biệt một phương pháp nhanh hơn bằng việc thêm vào đó các thông tin như thanh dữ liệu, icon, màu,... Vào trường hòa hợp mà bạn muốn tối ưu, giảm dung lượng file Excel một biện pháp tối đa, bạn phải xóa dạng hình định dạng không cần thiết này đi.
Đầu tiên bạn chọn vào tab Home trên thanh hiện tượng > sau đó chọn Conditional Formatting > chọn Clear Rules thì từ bây giờ sẽ xuất hiện thêm 2 công dụng để các bạn lựa chọn:
Clear from Selected Cells: xóa format ô các bạn chọn.Clear Rules from Entire Sheet: Xóa tất cả định dạng vào sheet.
Lưu file bên dưới dạng nhị phân để tối ưu và giảm dung tích file Excel
Lưu file bên dưới dạng nhị phân cũng là một trong những cách mọi bạn hay làm cho để sút tối đa dung tích file Excel lại. Việc của người tiêu dùng chỉ là lựa chọn file yêu cầu lưu, Save As nó, tại tùy chọn Save as type chúng ta chọn vào Excel Binary Workbook. Liên tục lưu nhằm hoàn tất thao tác.
Xem thêm: Quy Chuẩn Trình Bày Văn Bản Chuẩn, Hướng Dẫn Thể Thức Văn Bản Chuẩn Theo Thông Tư 01
Vậy là nội dung bài viết trên đã ra mắt và phía dẫn chúng ta cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả, giúp câu hỏi tối ưu hóa bộ nhớ trên máy tính xách tay và share dữ liệu một cách mau lẹ và dễ dàng hơn. Hy vọng bạn sẽ thành công trong quá trình làm việc với Excel của mình.